Auxiliar de Gestión Documental

Reconocido restaurante de comida japonesa ubicado en la ciudad de Medellín, estamos buscando un Auxiliar De Gestión Documental para unirse a nuestro equipo administrativo. El Auxiliar De Gestión Documental será responsable de apoyar los procesos de archivo, organización, clasificación y control de documentos internos, garantizando que toda la información se gestione conforme a los protocolos y lineamientos establecidos por la empresa.

Además debe contar con excelente presentación personal, actitud proactiva, atención al detalle y habilidades para el manejo adecuado de información. Entre sus funciones se encuentra la correcta recepción, digitalización, registro y custodia de documentos, así como asegurar que los archivos físicos y digitales se mantengan actualizados y en óptimas condiciones.

Responsabilidades:

· Clasificar, ordenar, registrar y archivo los documentos que ingresan diariamente a la oficina.

· Buscar, recuperar y facilitar acceso a los documentos requeridos por las diferentes áreas administrativas.

· Ingreso, rotulación, organización, foliación y digitalización de las historias laborales. Esta información es compartida en drive para que sea accequible a los diferentes puntos de ventas.

· Digitalizar documentos, convertir documentos físicos a formatos digitales para optimizar el espacio, mejorar la accesibilidad y asegurar la conservación documental

· Administrar sistemas de almacenamiento seguros para documentos físicos y digitales (archivadores, cajas de conservación, thera…).

· Implementar medidas para proteger la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos a lo largo del tiempo.

· Facilitar la búsqueda y recuperación eficiente de los documentos, tanto por palabras clave como por metadatos.

· Establecer permisos y niveles de acceso a la información para garantizar la confidencialidad y la seguridad de los documentos.

· Gestionar la eliminación segura de documentos que han cumplido su periodo de retención, siguiendo los procedimientos establecidos para evitar riesgos de seguridad o incumplimiento.

· Fomentar la importancia de la correcta gestión de los documentos en toda la organización.

· Revisar los archivos periódicamente para garantizar que esten completos y clasificados correctamente, para garanatizar su preservación a largo plazo.

· Desarrollar procedimientos mediante la creación de manuales y guías detalladas para cada etapa del ciclo de vida del documento.

Requerimientos:

· Técnico o tecnólogo en Gestión Documental, Archivística, Asistencia Administrativa o áreas afines.

· Experiencia en archivo y organización documental. (mínimo 6 meses).

· Manejo de herramientas ofimáticas como Word, Excel y PDF.

· Digitalización de documentos y control de versiones.

· Habilidad para trabajar en equipo y bajo presión.

· Buenas prácticas de custodia, protección y disposición de documentos.

· Buena presentación e higiene personal.

Habilidades técnicas:

· Atención al detalle y organización.

· Manejo responsable y confidencial de la información.

· Capacidad de trabajo en equipo.

· Proactividad y buena actitud de servicio interno.

· Comunicación asertiva.

· Cumplimiento de procedimientos y protocolos.

Habilidades interpersonales:

• Comunicación efectiva
• Trabajo en equipo

Salario: 50% SMMLV

Horario: Medio tiempo, se ajusta horario a disponibilidad sea turnos en la mañana o en la tarde.

Tipo de contrato: término indefinido

Lugar de trabajo: Medellín