Política de tratamiento de datos personales Psyconometrics s.a.s.

1. Contexto legal

El Tratamiento de los Datos Personales se hace en cumplimiento de la normatividad aplicable en materia de protección de Datos Personales.

La política de Tratamiento de Datos Personales aquí descrita (en adelante la “Política”), será aplicable a cualquier relación de naturaleza legal o contractual con Clientes, Proveedores, Usuarios, Empleados y otros terceros cuyos datos sean objeto de Tratamiento, por parte de Psyconometrics S.A.S.

2. Responsable

Las bases de datos objeto de la presente política son responsabilidad de Psyconometrics S.A.S., identificada con NIT 900.535.995-4, cuya dirección es cra 43ª # 5ª-113, Ed. One Plaza, of. 806, Medellín y correo electrónico habeasdata@talenta365.com y teléfono (604) 6042328.

Para la gestión y reclamación referente al tema de Datos Personales, se nombra a Valentina Mesa González como encargada de dar respuesta y trámite al ejercicio de los derechos de los Titulares y de velar por el cumplimiento de la normativa en materia de protección de Datos Personales.

3. Definiciones

Los conceptos que se definen a continuación son en su esencia los contenidos en el Decreto 1377 de 2013 en su artículo tercero.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Cliente: Persona, especialmente de naturaleza jurídica, que adquiere o recibe bajo alguna modalidad, servicios ofrecidos por Psyconometrics S.A.S. o aquellas compañías que encarguen la recolección y Tratamiento de los Datos Personales bajo las finalidades encomendadas en el contrato de transmisión y/o transferencia. El Cliente será en ocasiones Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, dependiendo del servicio que se adquiera, y podrá denominarse como Aliado, asimismo se podrá denominar en los casos en que Psyconometrics S.A.S. actúe como Encargado del Tratamiento.
• Chatbot: Asistente virtual que se comunica con los Clientes, Proveedores, Usuarios, Empleados y/u otros terceros cuyos datos sean objeto de Tratamiento a través de los Sitios Web, línea de WhatsApp y/o mensajería de texto, con el propósito de resolver inquietudes, compartir ofertas laborales, apoyar en el registro a cualquiera de las plataformas de empleabilidad o pruebas psicométricas, brindar soporte, crear o aplicar a vacantes, crear o resolver cuestionarios, realizar entrevistas, producir video entrevistas, gestionar preferencias de notificaciones y actualizar información personal en las plataformas, entre otras.
• Compañía: Hace referencia a Psyconometrics S.A.S. o aquellas sociedades que encarguen la recolección y Tratamiento de los Datos Personales bajo la finalidad encomendada en el contrato de transmisión y/o transferencia.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Empleado: persona natural que tiene relación laboral con Psyconometrics S.A.S.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Proveedor: Hace referencia a las personas naturales o jurídicas que prestan servicios profesionales o técnicos en calidad de proveedores o contratistas a favor de Psyconometrics S.A.S.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Para la aplicación del presente manual, cualquier Tratamiento de Datos Personales se entenderá como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Usuario: Son los individuos que se registran en cualquiera de las plataformas o sean receptores de los servicios prestados por la compañía o que hayan sido adquiridos por algún Cliente y terceros a la relación contractual, estén involucrados en la prestación del servicio y/o que reciben los servicios mediante cualquier canal digital.

4. Datos que recopilamos

A fin de crear una cuenta en alguna de nuestras Plataformas o utilizar cualquier otro tipo de las soluciones que ofrecemos, puede ser necesario que nos proporcione todos o algunos de los siguientes datos:

• Nombre completo
• Tipo y número de documento de identidad
• Género
• Correo electrónico personal o institucional
• Número telefónico (fijo y/o móvil)
• Ubicación
• Fecha de nacimiento
• Estado civil
• Nacionalidad
• Dirección de residencia
• Profesión
• Historial académico
• Experiencia laboral
• Referencias personales y/o laborales
• Dirección IP de contacto
• Cookies

Adicionalmente si tienes registrada tu hoja de vida con nosotros, almacenamos la información contenida en esta, la video presentación, las preguntas prefiltros, los videos de entrevista que hayas realizado para los procesos de selección en los que participes con nuestros Clientes, los resultados de pruebas psicométricas que hayas aplicado en los procesos de selección donde estás participando; estos datos son usados para que nuestros Aliados y/o Clientes puedan contactarte e invitarte a hacer parte de su equipo de talento.

Descargo de responsabilidad: los Datos Personales de terceros que sean entregados a Psyconometrics S.A.S. por parte de un Usuario, tales como nombre, teléfono de contacto, correo electrónico de un amigo, familiar, referido o referencia laboral y/o personal para la adquisición de un servicio ofrecido por Psyconometrics o para la confirmación de los datos entregados en la hoja de vida del Usuario, se entienden cobijados por una Autorización previa que el Usuario asume tener de manera anterior por parte del tercero. Por ende, en razón de la aceptación de esta Política, el Usuario declara contar con la autorización del tercero para entregar sus datos a Psyconometrics.

Si has realizado un proceso de selección con uno de nuestros aliados y estos te programaron pruebas psicotécnicas, almacenamos en calidad de Encargados los resultados de tus pruebas, así como la fotografía o el video de grabación de la presentación de la prueba, en caso de que aplique. Estos datos son confidenciales y sólo se comparten con los empleadores o potenciales empleadores que son Clientes nuestros con quienes participes en procesos de selección o evaluaciones durante tu relación laboral.

Si realizaste la suscripción a nuestros blogs y alertas de vacantes podrás recibir información de tu interés no sólo a nivel de ofertas laborales si no a nivel de crecimiento profesional, también podrás recibir invitaciones a los eventos que realizamos en la Compañía o en alianza con otras empresas mediante cualquier medio de notificación que nos hayas compartido, incluyendo, pero sin limitar, correo electrónico, WhatsApp, SMS, llamadas telefónicas, entre otros.

5. Datos Sensibles

Adicionalmente, en el ejercicio de nuestros servicios es posible que necesitamos que los Titulares nos suministren los siguientes datos de naturaleza sensible:

• Estado de salud resultantes de exámenes médicos necesarios para la ejecución de las obligaciones laborales a favor de Psyconometrics S.A.S. o sus Clientes o Aliados, cuando resulte aplicable.
• Existencia de discapacidades
• Pertenencia a población vulnerable.
• Características físicas y datos biométricos como la imagen y/o la voz, como consecuencia de la creación de perfiles en las Plataformas o de comunicaciones telefónicas o virtuales, o de la realización de video presentación o video entrevistas, así como de la videograbación de imágenes obtenidas a través de procesos de videovigilancia, entre otros.
• Dirección IP.

Cuando el Tratamiento de información involucre datos de tipo sensible, es decir, datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que revelen información de salud física y mental, vida sexual, datos biométricos, origen étnico, orientación política, convicciones religiosas, afiliación sindical e intereses políticos, el Responsable garantizará que su Tratamiento se efectuará conforme a las limitaciones legales y asegurando que:

a) Siempre se cuente con la autorización previa, informada, explícita y expresa para efectuar dicho Tratamiento.

b) El Titular haya sido informado del carácter facultativo de su autorización.

c) No condicionará ninguna actividad a solicitud de este tipo de datos.

d) Cuando su Tratamiento esté reglamentado explícitamente en la ley.

Partiendo de lo anterior, con la aceptación de la Política autorizas expresamente al Responsable, de manera libre, voluntaria e informada a almacenar tu dirección IP, para el uso y Tratamiento de tus datos biométricos, características físicas, voz, estado de salud, pertenencia a grupos de población vulnerable y existencia de discapacidades, y en consecuencia, permites libremente que el Responsable realice la fijación de tu Imagen a través de fotografías, videos, grabaciones, sistemas de videovigilancia instalados en las oficinas del Responsable, procedimientos audiovisuales, entrevistas, citas, o cualquier otra forma que reproduzca tu imagen y la utilización de tu Voz en grabaciones, videos, reproducciones de audio, o cualquier otra forma que reproduzca tu Voz (en delante las “Fijaciones”),realizar, en caso de ser necesario, los estudios de seguridad correspondientes, con el objeto de dar cumplimiento a las finalidades contenidas en la Política.

6. Aceptación de la política de Tratamiento de Datos Personales.

En consonancia con el Art. 9° de la Ley Estatutaria de Protección de Datos, todo Tratamiento De Datos Personales requerirá autorización previa del Titular. Los Titulares, entienden que quien facilite información considerada como Datos Personales, acepta de manera expresa que estos serán tratados por Psyconometrics SAS, tal y como se establece en el presente documento.

La misma norma establece que no se requerirá autorización para el Tratamiento de los siguientes datos

• Datos de naturaleza pública.
• Datos de naturaleza pública.
• Información que sea requerida por autoridades en ejercicio de sus funciones a través de actos administrativos, sentencias judiciales o cualquier otro de carácter legal.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

7. Finalidades del Tratamiento:

En el desarrollo del giro ordinario de sus negocios PSYCONOMETRICS y/o sus Aliados y/o sus Proveedores, realizarán Tratamiento de tus Datos Personales correspondientes a su recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de los Datos Personales contenidas en Bases de Datos para finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. El Tratamiento de los Datos Personales tendrá las siguientes finalidades:

(i) Ejecutar el objeto social y las actividades relacionadas con éste de carácter financiero, legal, contable, auditor, entre otros.

(ii) Permitir la creación de cuentas en plataformas de empleabilidad y gestión y colocación de empleo y de pruebas psicométricas.

(iii) Permitir la búsqueda de tu perfil como candidato en plataformas de empleabilidad y gestión y colocación de empleo y de pruebas psicométricas.

(iv) Mejorar nuestros servicios mediante el estudio de tu comportamiento como Usuario a través de las cookies, para así adaptarlos a tus gustos y necesidades.

(v) Utilizar tus datos para fines investigativos, analíticos y estadísticos para desarrollo de producto relacionados con la ejecución de nuestro objeto social.

(vi) Llevar a cabo la realización de procesos de gestión, selección del talento humano y/o intermediación laboral a través de la plataforma Magneto o nuestra línea de negocio Marble Headhunter

(vii) Dar cumplimiento a las obligaciones en cabeza del Responsable derivadas de relaciones comerciales o jurídicas establecidas con los Usuarios, Clientes, Proveedores, Empleados y Titulares en general.

(viii) Realizar la diligencia de consulta y reporte de información de Usuarios, Clientes, Proveedores, Empleados o Titulares en general, respecto a su información financiera, comercial, crediticia y el cumplimiento de leyes referentes a la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

(ix) Analizar y almacenar las respuestas otorgadas en la presentación de las pruebas psicométricas comercializadas con la finalidad de emitir informes de tus resultados a nuestros Clientes y proponer mejoras de producto.

(x) La transferencia o transmisión a Aliados, Proveedores y terceros nacionales o extranjeros, incluso en países que no cuentan con niveles superiores o iguales de protección a Colombia, para las finalidades establecidas en esta Política. Transferencia frente a la cual el Titular emite su autorización expresa con la aceptación de esta Política, por lo que de forma previa suscribiremos un acuerdo de transmisión o transferencia, según corresponda.

(xi) Enviar mensajes de texto (SMS y USSD), mensajes de datos o realizar llamadas con finalidades de publicidad, prospección comercial, gestión de cobro, e invitaciones a participar en eventos, boletines relacionados con alguno de nuestros servicios y/o gestión propia de la relación contractual, dentro del horario establecido por la norma aplicable, las cuales podrán ser llevadas a cabo a través de cualquier medio tales como SMS y USSD, WhatsApp, correo electrónico, teléfono fijo o móvil, redes sociales o cualquier medio de contacto suministrado por el Titular.

(xii) Realizar el envío de mensajes – SMS o mensajes de datos o realizar llamadas con fines informativos, crear perfiles para su registro en las diferentes plataformas empleabilidad y de gestión y colocación de empleo y de pruebas psicométricas, crear vacantes, participar en procesos de selección propios o de sus Clientes, actualizar Datos Personales, notificar etapas en los procesos de selección o verificar tu identidad por cuestiones de seguridad, las cuales podrán ser llevadas a cabo a través de cualquier medio tales como SMS y USSD, WhatsApp, correo electrónico, teléfono fijo o móvil, redes sociales o cualquier medio de contacto suministrado por el Titular.

(xiii) Efectuar estudios de seguridad, ya sea realizando la transferencia o transmisión a Aliados o terceros de la información suministrada.

(xiv) Prevenir abusos y fraudes en el uso de nuestros servicios.

(xv) Llevar a cabo actividades de video vigilancia, a partir del análisis de los datos biométricos que faciliten el reconocimiento facial y la autenticación de la identidad del Titular, a través de los sistemas de video vigilancia ubicados en nuestras instalaciones.

(xvi) Llevar a cabo actividades como aplicar a vacantes, responder preguntas prefiltros, realizar vídeo entrevistas a través del Chatbot.

8. Derechos de los Titulares

8.1. Derechos de los Titulares y quiénes pueden ejercerlos:

Los Titulares de los Datos Personales poseen los siguientes derechos frente a sus Datos Personales:

• Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus Datos Personales.
• Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
  • Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el Art. 10° de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas: Solo podrá ejercer este derecho una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

• Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
• Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro y para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

8.2. Canal para el ejercicio de los derechos de los Titulares

Los Titulares de los datos tratados podrán ejercer sus derechos únicamente a través del correo electrónico habeasdata@talenta365.com

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

8.3. Ejercicio de derechos

Dependiendo del tipo de derecho que se esté ejerciendo, el Responsable seguirá las siguientes reglas y procedimientos:

8.3.1. Consulta

El Responsable garantizará el ejercicio del derecho de consulta, bajo las siguientes condiciones:

• El Titular podrá realizar consultas máximo una vez cada mes calendario o cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas de Tratamiento de Datos del Responsable.
• Para consultas que tengan una periodicidad superior a la enunciada en el numeral primero del presente artículo, el Responsable podrá cobrar al Titularlos gastos de envío, reproducción y de ser el caso, certificación de documentos.
• Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles a partir de su fecha de radicación. El Responsable podrá ampliar por una única ocasión el término de respuesta por un término no mayor a cinco (5) días hábiles, para lo cual deberá avisar al Titular de tal determinación antes del vencimiento del término inicial.

La información solicitada en el ejercicio del derecho de consulta solo será remitida a través del mismo correo electrónico indicado habeasdata@talenta365.com

8.3.2. Peticiones o Reclamos

Los Titulares, y demás personas legitimadas, podrán ejercer los derechos a la rectificación, actualización o supresión de datos, presentando una petición ante el Responsable. Adicionalmente, cuando los Titulares adviertan el presunto incumplimiento de la normativa de protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el Responsable, bajo las siguientes disposiciones:

• Toda petición o reclamo deberá contener como mínimo: (i) nombre completo; (ii) correo electrónico con el que estás registrado en alguno de nuestros servicios; (iii) Cuál es la marca respecto de la que está dirigida la solicitud; (iv) Describe la naturaleza de tu solicitud: derecho de acceso o consulta, solicitud de corrección, solicitud de supresión, eliminar suscripción a boletines informativos y de vacantes, solicitud de infracción, solicitud de prueba de la autorización de tratamiento de datos otorgada y (v) Amplíanos tu solicitud con una descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a ésta.
• Si no cuenta con la información completa, el Responsable requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición o reclamo para que subsane las fallas. Si dentro de los dos meses siguientes no subsana, se entenderá desistida la solicitud.
• Si la petición o reclamo no iba dirigida al Responsable, este último dará traslado a quien corresponda en un término de dos (2) días hábiles, informando de tal situación al solicitante.
• Una vez recibido el reclamo, se incluirá una leyenda con la expresión “reclamo en trámite” y el motivo del este dentro de la base de datos que almacena el dato personal, en un término no mayor a dos (2) días hábiles después del recibo de la solicitud.
• Las peticiones o reclamos serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles a partir de su fecha de radicación. El Responsable podrá ampliar por una única ocasión el término de respuesta por un término no mayor a ocho (8) días hábiles, para lo cual deberá avisar al Titular de tal determinación antes del vencimiento del término inicial.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

9. Políticas de seguridad

EL RESPONSABLE, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, EL RESPONSABLE, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los Encargados del Tratamiento con los que trabaje, la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el Tratamiento de los Datos Personales.

10. Transferencia internacional de datos

La normativa aplicable prohíbe la transferencia de datos a países que no cuenten con las condiciones de seguridad establecidas en la mencionada Ley. Sin embargo, la misma podrá realizarse cuando expresamente el Titular autorice la realización de esta.

Ahora, para la prestación de nuestros servicios de acceso atracción, evaluación, analítica y selección del talento, requerimos que los Datos Personales que captamos sean transferidos a terceros Proveedores y Clientes domiciliados en el exterior a efectos de poder emitir los resultados que arroje la misma, por tal motivo, con la aceptación de esta Política, de forma previa, expresa e informada nos autorizas proceder con la transferencia internacional de tus datos para la finalidad aquí contenida.

Por otra parte, nuestra normativa indica que cuando transmitimos la información a Encargados domiciliados por fuera del país, no se requerirá del consentimiento o autorización del Titular, por esto frente a esta posibilidad no te solicitamos una autorización.

11. Vigencia

Las bases de datos objeto de Tratamiento por parte del Responsable, serán tratadas por el tiempo que se requiera para la finalidad para la cual son recolectados estos datos. Cuando se haya cumplido con la finalidad o finalidades para las cuales fueron recolectados los datos, sin perjuicio de lo que dispongan otras normas legales, se procederá por parte del Responsable a la supresión total de los datos, a menos de que exista alguna obligación legal o contractual de mantenerlos bajo custodia.

El presente manual de políticas y procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el día 9 de marzo de 2023.