Código de conducta empresarial y política anticorrupción
1. Disposiciones Generales
1.1. Propósito y Ámbito de Aplicación
Magneto Global S.A.S. (en adelante “Magneto” o la “Compañía”) está comprometida a desarrollar nuestras líneas de negocio con honestidad, integridad, honradez y responsabilidad. Esto ha sido parte de nuestra herencia desde nuestra fundación, y el propósito de esta Política Anticorrupción y Código de Ética Empresarial (en adelante el “Código”) es brindar orientación para todos nuestros colaboradores sobre cómo llevar a cabo sus funciones conforme a los estándares éticos y de legalidad más elevados. A partir de lo anterior, Magneto tiene un enfoque de tolerancia cero para cualquier forma de corrupción, soborno, soborno trasnacional, pagos inapropiados o, en general, cualquier conducta que contradiga lo establecido en el Código.
El Código se aplica a todos los accionistas, miembros del consejo asesor o junta directiva, representantes legales, líderes de equipo, administradores, empleados, colaboradores (en adelante los “Empleados”) y, en general, cualquier tercero interesado en establecer una relación contractual con Magneto (en adelante los “Socios Comerciales”). A raíz de esto, la gerencia de Magneto tiene la responsabilidad de asegurar que los empleados, bajo su supervisión y autoridad, cumplen con este Código.
La marca y la reputación de nuestra compañía son ampliamente reconocidas por su confiabilidad, un atributo que intentamos defender en todo lo que hacemos. Magneto ha crecido y ha prosperado con una cultura de honestidad, integridad y responsabilidad, y consideramos que esta cultura sigue siendo una ventaja competitiva para nosotros en el mercado. En su carácter de guía, al ayudar a
mantener esta cultura, el Código contribuye a nuestro éxito futuro.
El Código, además, ayuda a la promoción y la protección efectiva de nuestra marca, empleados y accionistas. Nos ayuda a prestar atención a ciertas áreas de riesgo ético; suministra orientación para el reconocimiento y el tratamiento de cuestiones ético-legales y ofrece mecanismos para denunciar, sin temor a represalias, la conducta poco ética.
1.2. Responsabilidades
Nuestra Compañía, buscando cumplir con el propósito de este Código, asigna una serie de responsabilidades generales a los diferentes actores sometidos al ámbito de aplicación del Código:
1.2.1. Empleados
Todos los Empleados de la Compañía deben cumplir con el Código en todas las interacciones de negocios de las que hagan parte y, en general, en la ejecución de sus funciones. Como Empleado, usted tiene la responsabilidad de
- Leer, comprender y cumplir con el Código de forma integral; completar toda capacitación y certificación requerida a tiempo, seguir todas las políticas de Magneto y las leyes aplicables.
- Demostrar sensatez, en caso de una duda buscar orientación de otro empleado, su líder de equipo, la gerencia o el equipo legal.
- Cooperar plenamente con investigaciones debidamente autorizadas que realicen los
representantes de la Compañía o las autoridades competentes. - Informar de inmediato las violaciones o sospechas de violaciones del Código o cualquiera de las otras políticas de Magneto al área legal o a la gerencia por el canal puesto a disposición en el Código.
1.2.2. Representantes Legales y Líderes de Equipo
Los representantes legales y líderes de equipo desempeñan un rol importante en promover la cultura ética de Magneto, porque marcan la pauta en toda la organización. Si usted es un representante legal o líder, tiene la responsabilidad adicional de:
- Reforzar y promover la cultura de comportamiento ético al ser abierto y honesto respecto a la conducta en los negocios.
- Hablar con los colaboradores sobre la ética y cumplimiento, buscando fomentar un entorno de trabajo que aliente a los Empleados a plantear inquietudes éticas sin temor a represalias.
- Plantear las inquietudes, en caso de que sea necesario, a través de un correo electrónico enviado a la gerencia con copia al área legal.
- Fomentar la comunicación abierta y continua entre ustedes, los Empleados y la gerencia.
- Actuar como un modelo positivo a seguir para aquellos a quienes tienen a cargo,
proporcionando asesoramiento y orientación, o al identificar el recurso correcto de la Compañía para hacerlo.
1.3. Toma de decisiones
El Código no pretende abordar todas las leyes, reglas, políticas o circunstancias que involucren una conducta ética. Todos debemos utilizar el sentido común y el buen juicio para determinar la conducta apropiada. No es sensato aspirar a que todos los Empleados tengan la respuesta a cualquier inquietud derivada de la aplicación del Código, por tal motivo, en caso de encontrarse en una situación en la que no está totalmente seguro de las implicaciones éticas de una acción, utilice estas preguntas como brújula moral:
- ¿Guarda este comportamiento coherencia con las disposiciones previstas en el Código?
- ¿Este comportamiento podría ser calificado como ético?
- ¿Mis acciones son acorde con las normas, las buenas costumbres y el orden público?
- ¿Esto es lo correcto desde mis ideas y valores?
- ¿Será un buen reflejo de lo que soy y de lo que es la Compañía?
- ¿Mi comportamiento refleja los principios y valores de la Compañía?
- ¿Me gustaría a mí o a mi líder de equipo que esto apareciera en medios de difusión masiva?
Si cualquiera de la respuesta a estas preguntas es “no”, le solicitamos abstener de realizar la misma. Por otra parte, si todavía necesita orientación, hable con su superior, la gerencia o el área legal.
1.4. Deber de información y prohibición de represalias
1.4.1. Deber de reporte
Evitar violaciones al Código no se trata sólo de obedecer las disposiciones legales. Trabajar con integridad y tratarnos con respeto fomenta una cultura que alienta el desarrollo de la empresa en un marco de legalidad que nos ayuda a todos tener éxito.
Todos los empleados de Magneto que tengan conocimiento o sospecha de que este Código pudo haber sido violado deberán notificar al Comité de Ética, a través del canal designado para tales efectos en este Código.
Partiendo de lo anterior, esto es lo que puede esperar de Magneto al momento de reportar cualquier actividad que se sospeche como ilegal, fraudulenta o poco ética:
- Nos tomamos muy en serio todos los reportes.
- Investigaremos de inmediato el reporte presentado.
- Trataremos todos los reportes como confidenciales, en la medida de lo posible.
- Haremos todo lo posible para proteger el anonimato de cualquier persona que reporte de buena una posible violación.
- No toleraremos represalias contra nadie que reporte de buena fe la violación de este Código.
Magneto entiende y respeta el deber legal que tienen los Empleados o Socios Comerciales de denunciar ante las autoridades competentes la materialización de cualquier posible conducta delictiva de la que pueda llegar a tener conocimiento. Sin embargo, requerimos por parte de ustedes con su colaboración notificando la presentación de tales denuncias, a efectos de poder iniciar con la investigación interna correspondiente y colaborar a las autoridades en todo aquello que requieran
para llevar a cabo la investigación de esta.
1.4.2. Prohibición de Represalias
Magneto prohíbe y no tolerará las represalias contra cualquier persona que, partiendo de la buena fe, reporte una violación real o aparente de cualquier ley, regulación o disposición de este Código o de cualquiera de las demás políticas de la Compañía. Para estos efectos, se entenderá bajo el concepto de “buena fe” significa creer que la información reportada es cierta y tener una actitud siempre receptiva a la investigación proporcionando toda la información disponible que sea solicitada por la Compañía.
Las represalias se consideran en sí mismas una violación del presente Código. Si considera que ha sufrido alguna forma de represalia, no dude en reportar el asunto al gerente o al área legal.
1.5. Práctica prohibida
Significa cualquiera de las siguientes:
- Perjudicar o dañar, o amenazar con perjudicar o dañar, directa o indirectamente, a cualquier individuo, sociedad, corporación, fideicomiso u otra entidad (una “Persona”) o sus bienes para influir indebidamente en las acciones de dicha Persona (una “Práctica Coercitiva”);
- Un acuerdo entre dos o más Personas diseñado para lograr un propósito indebido, incluyendo influir indebidamente en las acciones de otra Persona (una “Práctica Colusoria”);
- Ofrecer, dar, recibir o solicitar, directa o indirectamente, cualquier cosa de valor para influir indebidamente en las acciones de otra Persona (una “Práctica Corrupta”);
- Cualquier acción u omisión, incluyendo una declaración falsa, que a sabiendas o imprudentemente engañe, o intente engañar, a una Persona con el fin de obtener un beneficio financiero o evitar una obligación (una “Práctica Fraudulenta”); y
- En relación con cualquier investigación por parte de Magneto y/o cualquiera de los socios comanditarios de Magneto sobre alegaciones de Prácticas Coercitivas, Prácticas Corruptas o Prácticas Fraudulentas: (a) destruir, falsificar, alterar u ocultar deliberadamente pruebas materiales para dicha investigación o hacer declaraciones falsas a los investigadores con el fin de obstaculizar materialmente dicha investigación; (b) amenazar, acosar o intimidar a cualquier Persona para evitar que dicha Persona revele el conocimiento de asuntos relevantes para dicha investigación o que continúe con dicha investigación; o (c) tomar cualquier medida destinada a obstaculizar materialmente el ejercicio de los derechos de acceso, información e inspección proporcionados a Magneto y/o a cualquiera de los socios comanditarios de Magneto en virtud de la presente Carta.
2. Compromisos de nuestros Empleados
El principal sustrato de nuestro negocio es el talento humano, las personas, por eso uno de nuestros valores es ponernos en los zapatos del otro y tratar al otro como queremos que nos traten, estos valores, tienen que ver con el respeto que como compañía tenemos por las personas y el rol de trabajo en sus vidas.
Respetar a las personas significa garantizar la equidad en la contratación y el desarrollo de todos los colaboradores sin discriminación. También significa compartir la responsabilidad de mantener un entorno de trabajo seguro y respetuoso, libre de conductas abusivas o poco profesionales.
Partiendo de lo anterior, a continuación, les solicitamos respetar las siguientes obligaciones de conducta, siendo para la Compañía fundamental su cumplimiento a efectos de poder garantizar un ambiente de trabajo digno para nuestros Empleados:
2.1. Respeto mutuo
Debemos respetar a todos como individuos y tratarlos con dignidad, sin importar el cargo profesional que ocupen. En Magneto, celebramos las diferencias individuales con un espíritu de inclusión que da la bienvenida a todas las personas, ofreciendo la oportunidad de aprovechar su potencial.
Cuando nos tratamos unos a otros con respeto, dignidad, cortesía y justicia, seguimos siendo exitosos gracias al trabajo en equipo y a la colaboración.
2.2. Privacidad y protección de la información personal
Nuestro respeto por las personas incluye el respeto de la privacidad de nuestros Empleados, Socios Comerciales y Usuarios de nuestros productos. Esto es especialmente importante con respecto a los datos personales, los cuales pueden incluir nombre, cédula de ciudadanía, domicilio, número de teléfono, datos académicos, experiencia laboral, aptitudes, preferencias, fotografías y videos,
ubicación, información de cuentas bancarias, información relacionada con la salud, entre otros datos. Nuestra Política de tratamiento de datos personales | (www.magneto365.com/es) describe los tipos de datos personales que recopilamos, cómo los usamos, con quién los compartimos y los derechos a disposición de los titulares con respecto a nuestro uso de información.
Partiendo de lo anterior, es deber de todos nuestros Empleados dar un uso adecuado a la información personal de otros Empleados, Socios Comerciales o Usuarios que tengan a su disposición en el marco de sus funciones,. Cualquier uso de información para fines particulares, discriminatorios o por fuera de nuestras políticas será severamente castigado por la Compañía.
2.3. Diversidad e inclusión
La diversidad se encuentra embebida de manera natural en Magneto, siendo una Compañía que busca internacionalizarse y que tiene a las personas como elemento fundamental para desarrollar su actividad,. Somos conscientes de que nuestra organización, nuestro liderazgo y nuestros clientes deben reflejar la diversidad de nuestra Compañía. Valoramos y fomentamos la amplia gama de perspectivas y capacidades que aporte esta diversidad.
Esperamos y promovemos el respeto mutuo y la comprensión entre las personas con situaciones o antecedentes personales diferentes. Defendemos la diversidad, la equidad y la inclusión. En todos los aspectos de nuestra organización y en nuestras comunidades, nos comprometemos a crear una cultura de inclusión y pertenencia consciente, y prometemos abordar la injusticia discriminatoria mediante la dignidad del trabajo y la atención de cualquier queja o denuncia relacionada con la violación este principio fundamental.
2.4. Acoso y discriminación
Todos tenemos derecho a trabajar en un ambiente laboral sin acoso de ningún tipo. Como empleado de Magneto, usted puede esperar y se espera de usted, que ayude a mantener un ambiente laboral libre de acoso, hostigamiento, hostilidad e intimidación. Esto significa que no toleraremos ninguna conducta física, escrita o verbal ofensiva o no deseada en la oficina y a través de medios electrónicos, como pueden ser las plataformas de reuniones virtuales, los mensajes de texto, el correo electrónico o las redes sociales. No toleraremos una conducta, ya sea verbal, no verbal o física, de ninguna persona asociada con nuestro negocio (incluidos los Usuarios y Socios Comerciales) que acose o cree un ambiente laboral intimidatorio, ofensivo, abusivo u hostil, lo que incluye la violencia en el lugar de trabajo o el acoso sexual. Nuestros colaboradores y gerentes deben cumplir todas las leyes contra el acoso en su lugar de trabajo.
El acoso sexual ocurre cuando una conducta no deseada (la cual puede ser no solicitada, no requerida o no iniciada) basada en el sexo (incluida la orientación sexual y la condición de transgénero) afecta el trabajo de una persona. La conducta en cuestión puede incluir insinuaciones sexuales no deseadas, solicitudes de favores sexuales y otras conductas verbales o físicas de naturaleza sexual que provoquen un entorno de trabajo intimidante, hostil u ofensivo.
La conducta que puede ser aceptable para una persona puede ser desagradable para otra (como una broma, un abrazo o una imagen). La determinación sobre un posible acoso no depende de la intención del presunto acosador, sino de la persona que recibe y es testigo de la conducta y si la considera no deseada.
2.5. Salud y seguridad
La salud y seguridad de nuestra gente es una prioridad absoluta y una parte integral de nuestra cultura. Es fundamental que las personas se sientan seguras y protegidas en un entorno de trabajo saludable.
Todos deben cumplir plenamente con todas las normas, políticas y procedimientos de seguridad, salud y estar preparados para ejecutar planes de preparación ante emergencias.
Ante tal mandato, debemos evitar a toda costa las condiciones o prácticas de trabajo inseguras y, reportar de inmediato en caso de evidenciar la existencia o realización de alguna, a fin de que se puedan tomar las medidas adecuadas. Todos los accidentes relacionados con el lugar de trabajo, por menores que sean, deben notificarse de forma inmediata al área administrativa.
2.6. Derechos humanos y del trabajo
Como Compañía, estamos comprometidos con el respeto y promoción de los Derechos Humanos y con la Declaración de la OIT relativa a los principios y derechos fundamentales en el Trabajo, actuando con la debida diligencia para prevenir y mitigar los impactos adversos a los derechos humanos.
Es nuestro compromiso velar por el respeto de los derechos humanos no solo de nuestros colaboradores, sino también, de clientes y proveedores, brindando especial atención a mujeres, niños, comunidades étnicas, minorías y personas con discapacidad.
Además, propender por que los colaboradores, proveedores y demás personas vinculadas a la compañía, adelanten sus funciones con plena observancia de los derechos humanos, de conformidad con las leyes y tratados aplicables. Por ello, toda amenaza o posible vulneración a estos, deberá notificarse de forma inmediata bien sea en nuestro canal de denuncias o al responsable de área.
3. Compromisos de los administradores, representantes y accionistas de la Compañía
1.1. Conflictos de intereses
En nuestras calidades particulares contamos con facultad de tomar decisiones comerciales que pueden beneficiar a Magneto, sin embargo, puede surgir “Conflictos de Intereses” en el curso de una actividad en la que los intereses personales podrían poner en riesgo, o parecer que ponen en riesgo, nuestra capacidad para tomar decisiones objetivas y actuar en beneficio de la Compañía y
los accionistas.
Ante tal panorama, en caso de encontrarse en frente de un Conflicto de Intereses real o potencial, debe de divulgar de inmediato la situación de acuerdo con las medidas establecidas en la Política de Conflictos de Intereses. Este requisito también incluye transacciones, negocios, contratos, relaciones o situaciones que involucran a otra persona y que pueden dar lugar a un Conflicto de Intereses real o potencial. La notificación y divulgación son cruciales para la resolución y nos ayudan a mantener nuestra cultura ética. Los problemas relacionados con un Conflicto de Intereses solo se pueden resolver tras la revisión de las circunstancias particulares en el contexto de nuestras actividades dentro de Magneto. El supervisor es responsable de tomar una decisión después de consultar con la gerencia correspondiente, si fuese necesario.
1.1.1. Ejemplos de posibles conflictos:
La siguiente es una lista meramente enunciativa que actúa como una muestra de transacciones, relaciones y situaciones que pueden causar un conflicto de intereses real o aparente:
- Armando, un profesional del equipo de TTL, crea una empresa que brinda servicios de consultoría y desarrollo de software a los clientes de Magneto, mientras sigue siendo Empleado de Magneto.
- Paola, especialista en personal, trabaja tiempo parcial por las tardes y los fines de semana para un competidor de Magneto.
- Pedro, un líder y responsable de tomar decisiones, acepta un viaje a Cartagena de un posible proveedor y luego lo selecciona para que preste sus servicios a nuestra Compañía.
Para cada uno de estos tipos de situaciones y otro tipo de situaciones aquí no incluidas, es esencial que divulgue el conflicto real o potencial al área legal y el gerente y que siga las instrucciones a fin de resolver el asunto.
1.1.2. Influencia en oportunidades corporativas
Se espera que cumplamos con nuestras obligaciones de una manera que promueva los intereses comerciales legítimos de nuestra Compañía. Se nos prohíbe aprovechar las oportunidades para nosotros que surjan durante el uso de la propiedad o información de nuestra Compañía, o a través de nuestra posición en Magneto.
Un ejemplo claro de la situación anterior es el siguiente:
- Francisco, líder de un área, le dice a Claudia, Reclutadora Senior, que quiere contratar a un nuevo Director de desarrollo de Software, ya que la persona actual en el puesto ha pasado a desempeñar un rol diferente dentro de la Compañía.
- La cuñada de Francisco, Patricia, es actualmente Directora de Recursos Humanos en una compañía local de desarrollo de software y tiene varios años de experiencia en el sector. Francisco anima a su cuñada a postularse para el puesto y le dice a Claudia que esté pendiente de su solicitud y que omita el proceso normal, ya que él conoce a Patricia y sus calificaciones profesionales y personales.
- Al recibir la solicitud de Patricia, Claudia informa a Francisco y se programa una entrevista entre Francisco y Patricia. Francisco está contento con la entrevista y le dice a Claudia que le ofrezca el puesto a Patricia sin entrevistar a ningún otro candidato.
1.2. Protección de los activos e información de la Compañía
Tenemos la responsabilidad de proteger los activos de Magneto como si fueran nuestros. Los activos de Magneto son más que dinero, propiedad y equipos. Incluyen datos financieros, bases datos, datos personales, ideas, planes de negocios, tecnologías, listas de clientes, información personal sobre Empleados y Usuarios, así como información privilegiada de cualquier otro tipo. El robo, la apropiación indebida o el uso no autorizado de cualquiera de estos activos es un asunto grave y se tratará como tal, activando las repercusiones legales que esto conlleve.
1.2.1. Uso de activos de la Compañía
Debemos actuar de manera que se preserve la propiedad física, los suministros y el equipo de nuestra Compañía. Nunca deben utilizarse para beneficio personal o con fines ajenos a nuestra Compañía.
1.2.2. Información comercial confidencial
Dentro del concepto de “información comercial confidencial” incluye datos de precios y costos, listas de clientes, posibles adquisiciones, procesos y procedimientos comerciales, datos financieros, secretos comerciales y conocimientos técnicos, información relacionada con los colaboradores, estrategias y planes de marketing y ventas, listas de proveedores y otra información y desarrollos que no se han hecho públicos.
La información comercial confidencial sobre nuestras estrategias y operaciones comerciales es un activo valioso de la Compañía. Toda la información de la Compañía debe utilizarse únicamente para beneficio de nuestra Compañía y nunca para beneficio personal. Compartimos esta responsabilidad incluso después de que finalicen nuestras relaciones laborales y comerciales con Magneto, de acuerdo con las leyes vigentes.
A esta regla general hay algunas excepciones: (i) con el permiso escrito de Magneto; (ii) la información se convierte legalmente en un asunto de conocimiento público, o (iii) una autoridad administrativa o jurisdiccional le ordena que divulgue la información.
Además, este Código no prohíbe reportar de forma voluntaria las posibles violaciones de la ley o reglamentos a cualquier agencia gubernamental o hacer otras divulgaciones que estén protegidas por los estatutos o las normas aplicables.
Tenga en cuenta que esta política, que le permite reportar o divulgar violaciones de la ley o la regulación a una agencia gubernamental, reemplaza cualquier acuerdo de confidencialidad, no divulgación o similar que pueda haber firmado en relación con su empleo con Magneto.
1.3. Exactitud de los registros y documentos comerciales
Se nos reconoce por nuestra honestidad y confiabilidad en todas las áreas del negocio. Toda la información sobre los negocios, incluidos los informes financieros y comerciales, se debe reportar con puntualidad y precisión. La información financiera debe reflejar las transacciones reales y cumplir con los principios contables normalmente aceptados y con la legislación aplicable. Está prohibido disponer sobre activos o fondos de la Compañía y no registrar tal operación en la contabilidad de esta.
Los documentos y registros de los negocios incluyen documentos en papel como cartas e informes impresos. También incluyen documentos electrónicos, como mensajes de correo electrónico, mensajes de datos y cualquier otro medio que contenga información sobre nuestra Compañía y sus actividades de negocios.
1.4. Propiedad Intelectual
La innovación y el conocimiento son dos de los valores centrales de Magneto. La propiedad intelectual de Magneto es un activo valioso de los negocios. Tenemos la obligación de respetar y proteger toda la propiedad intelectual, ya sea nuestra o que pertenezca a otra persona u organización.
Magneto es propietaria de todas las invenciones, descubrimientos, obras, desarrollos y secretos comerciales creados por los colaboradores de Magneto durante su trabajo o producidos mediante el uso de los recursos de Magneto.
Estas obligaciones también aplican específicamente a todas las aplicaciones de software. Utilizaremos softwares legalmente y de acuerdo con las licencias mediante las cuales se nos concede su uso.
1.5. Uso de los medios electrónicos/redes sociales
Nuestra marca y reputación dependen de cada uno de nosotros y de nuestra conducta. Esto incluye la conducta cuando se utilizan medios electrónicos y sistemas de comunicación como mensajes de voz, correos electrónicos, mensajes de datos, SMS, Facebook, Twitter, LinkedIn y softwares comerciales. Las comunicaciones a través de estos sistemas no son de carácter privado. Estas
comunicaciones son registros de negocios. Por lo tanto, Magneto puede, de conformidad con las normas legales aplicables, limitar el acceso, leer, acceder, interceptar y divulgar el contenido de estas comunicaciones.
Como usuarios de estos sistemas, tenemos la responsabilidad de garantizar que las comunicaciones que se realicen por esta vía no dañen ni perjudiquen a terceros ni pongan en riesgo a la Compañía. En ninguna circunstancia se deben utilizar los sistemas de Magneto con el fin de publicar, almacenar, transmitir, descargar o distribuir a sabiendas o de manera imprudente o maliciosa cualquier tipo de contenido intimidatorio, abusivo, injurioso, difamatorio u obsceno.
Las redes sociales en Internet representan gran parte de nuestro éxito, ya que nos conectan con personas que se han convertido en clientes, candidatos, asociados y colegas. A diferencia de muchas compañías, nosotros alentamos y autorizamos a los colaboradores a utilizar las redes sociales. Sin embargo, esperamos que el comportamiento de los colaboradores en Internet refleje su comportamiento en las instalaciones de la Compañía.
1.6. Indagaciones de los medios de comunicación
Al brindar información acerca de nuestra organización al público en general, nuestros accionistas y los medios de comunicación, debemos hacerlo de manera tal que garanticemos que la información sea exacta, adecuada y oportuna. Es importante evitar la divulgación inadvertida de información confidencial. Todas las indagaciones o pedidos de información por parte del público en general, los accionistas, un analista o representante de los medios de comunicación se deben remitir de inmediato a la persona correspondiente del área legal y marketing.
2. Compromisos de nuestros Socios Comerciales y políticas anticorrupción
2.1. Soborno y corrupción
El soborno ocurre cuando se ofrecen cosas de valor (por ejemplo, dinero en efectivo, equivalentes de efectivo, regalos) de forma directa o indirecta a personas, incluidos funcionarios gubernamentales, socios comerciales, clientes o posibles clientes, para influir en una decisión discrecional. Tanto nuestros empleados, como nuestros Socios Comerciales y, en general cualquier persona que contrate con nosotros, tiene la responsabilidad de cumplir con todas las leyes antisoborno y anticorrupción aplicables en los países y territorios en los que hacemos negocios.
Un “pago de facilitación o incentivo” es una pequeña suma de dinero que se le paga a un colaborador del gobierno para llevar a cabo con mayor rapidez un trabajo rutinario y no discrecional que de otro modo se retrasaría, como por ejemplo obtener una respuesta a una solicitud o una línea de teléfono.
Los pagos de facilitación son ilegales según las leyes de la mayoría de los países alrededor del mundo. De acuerdo con nuestra política de cumplimiento de todas las leyes aplicables, no permitimos pagos de facilitación o incentivos. Si recibe una solicitud de pago de incentivos o si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el área legal de Magneto y la gerencia a través del canal dispuesto para tales efectos.
Los Empleados no pueden recibir, ofrecer, prometer pagar, pagar o autorizar pagos inapropiados a ninguna persona, incluidos Funcionarios de Gobierno nacionales o extranjeros, con la intención de obtener o retener negocios, asegurar una ventaja indebida o influenciar en las acciones o decisiones de funcionarios de Gobierno. No podemos solicitar, aceptar o acordar recibir algo de valor, si el artículo está destinado o parece estar destinado a obtener una ventaja comercial indebida.
Los pagos de extorsión son pagos en los que los Empleados creen razonablemente que su seguridad o salud personal inmediata está en peligro si no realizan el pago. Los pagos de extorsión no son pagos de facilitación. La seguridad de nuestros Empleados (y de cualquier persona trabajando en nombre de la Compañía) es nuestra prioridad número uno. Si las circunstancias requieren realizar pagos de extorsión, los Empleados (o cualquier persona trabajando en nombre de Magneto) deben documentarlos y registrarlos adecuadamente en los libros y registros de la Compañía. Los Empleados de Magneto deben reportar, por escrito, todos los incidentes relacionados con pagos de extorsión (pagados o no) al área legal y la gerencia a través del canal designado en el Código.
2.2. Regalos, entretenimiento y patrocinios
Reconocemos que proporcionar regalos, invitaciones, patrocinios de alojamiento, o beneficios de viaje puede ser una parte legítima de realizar negocios. Es su responsabilidad seguir las directrices del Código ya que estas actividades pueden considerarse beneficios corruptos en determinadas circunstancias.
Siempre debemos respetar los estándares de conducta más altos al llevar a cabo nuestros negocios a fin de proteger nuestra reputación de realizar negociaciones justas y honestas. Es una práctica usual ofrecer a los clientes y los proveedores atenciones empresariales, como regalos, entretenimientos o invitaciones de precio moderado que no superen el 15% de un salario mínimo legal mensual vigente. Dichas actividades deben seguir las políticas de nuestra Compañía, ser de naturaleza limitada y jamás deben influenciar ni dar la impresión de influenciar las decisiones que toman los funcionarios del gobierno, socios comerciales, clientes o posibles clientes. Debemos utilizar nuestro buen juicio al otorgar y recibir atenciones empresariales. Nunca se debe solicitar, dar ni aceptar dinero en efectivo ni equivalentes al dinero en efectivo.
El intercambio de regalos, comidas y hospitalidades puede ser aceptable como parte de la realización de negocios y la construcción de relaciones. Sin embrago, los empleados tienen prohibido ofrecer regalos, comidas u otra hospitalidad para un beneficio inapropiado. Del mismo modo, los Empleados no deben dar ni recibir regalos, que no sean objetos promocionales de valor mínimo, en nombre de Magneto o como parte de su empleo con Magneto.
En circunstancias excepcionales, los Empleados pueden realizar una solicitud formal al área de Legal antes de dar o recibir un Regalo.
Para fines de hospitalidad, los Empleados pueden dar o recibir hospitalidad solo si:
- Es un gasto razonable y proporcionado.
- Promueve el negocio o las capacidades de Magneto
- Es consistente con las prácticas comerciales generalmente aceptadas, de acuerdo con las costumbres y leyes locales.
- Respalda los valores y estándares éticos de Magneto.
- No fue solicitado ni exigido.
Antes de ofrecer o aceptar una hospitalidad, debemos asegurarnos de que existe un propósito comercial claro para hacerlo. También debemos estar seguros de que una parte externa no pueda interpretar la hospitalidad como un intento de influenciar indebidamente una decisión comercial o de obtener una ventaja inapropiada.
Nuestras interacciones con funcionarios de Gobierno nacionales o extranjeros conllevan un mayor riesgo debido a su influencia potencial sobre acciones oficiales. Esta es la razón por la que está prohibida la hospitalidad a los funcionarios de gobierno. Los Empleados deben solicitar una excepción al área Legal, antes de ofrecer o brindar cualquier tipo de hospitalidad u otro gasto, a Funcionarios de Gobierno nacionales o extranjeros.
La Compañía no pagará los gastos de viaje de los familiares de un Funcionario de Gobierno, ni viajes adicionales que no estén relacionados con el negocio de Magneto. Para obtener más orientación sobre lo que constituye una adecuada hospitalidad, por favor consulte a la gerencia o el área legal.
2.3. Compromisos de nuestros Socios Comerciales
Se nos puede considerar legalmente responsables de la conducta de un Socio Comercial cuando ocurre en el curso de su trabajo para la Compañía. Por lo tanto, es esencial que hagamos negocios con Socios Comerciales que demuestren altos estándares de conducta empresarial ética.
Esperamos que nuestros agentes, vendedores, proveedores, contratistas independientes, consultores o socios de empresas conjuntas, o cualquier otro tercero que actúe en nuestro nombre (“Socio Comercial”) presten servicios legítimos y se adhieran a los estándares de conducta ética y profesional descritos en el Código.
2.3.1. Selección de Socios Comerciales
Nuestra selección de Socios Comerciales se realizará sobre la base de criterios objetivos, que incluyen calidad, excelencia técnica, costo/precio, cronograma/ entrega, servicios y compromiso con prácticas comerciales éticas y socialmente responsables. No se debe pedir a ningún Socio Comercial que preste servicios para nuestra Compañía sin la debida diligencia y sin un acuerdo que detalle los servicios y las condiciones de pago.
Haremos todo lo posible para garantizar que nuestras decisiones de compra nunca se vean comprometidas por relaciones personales o influenciadas por la aceptación de regalos, favores o entretenimiento excesivos e inapropiados.
Nuestras políticas requieren que nuestros proveedores y clientes brinden garantías positivas de su compromiso de seguir y promover, a través de sus actividades de negocios diarios, prácticas clave de responsabilidad social corporativa coherentes con los valores con los que Magneto se ha comprometido.
2.3.2. Prácticas justas
Respetamos a todas las personas y tenemos una reputación de confianza por medio de nuestras relaciones. Por lo tanto, no revelaremos a terceros ningún tipo de información contractual ni los términos de nuestras relaciones de negocio con nuestros subcontratistas, proveedores y clientes, a menos que obtengamos el permiso para hacerlo.
2.4. Leyes antimonopolio y de competencia
Nuestro éxito se basa en la excelencia en todas las áreas de nuestro negocio. Colombia y otros países han adoptado leyes antimonopolio y de competencia que buscan preservar la competencia y promover mercados abiertos. Pretendemos cumplir plenamente con estas leyes y las regulaciones que prohíben acuerdos que interfieran con la justa competencia.
Nuestra Compañía no tolerará ninguna conducta que viole estos requisitos. No está permitido que nadie en nuestra Compañía dirija, participe, apruebe o tolere cualquier violación de las leyes antimonopolio y de competencia. Los lideres son responsables de la conducta de sus equipos.
Debido a que las leyes no son idénticas en cada país, es importante que entienda las leyes antimonopolio y de competencia que son relevantes para su mercado.
En general, no deberá hablar de lo siguiente con los competidores:
- Precios, descuentos y términos o condiciones de venta
- Beneficios, márgenes de beneficios o datos de costos
- Cuotas de mercado, territorios de ventas o mercados
- Asignación de clientes o territorios
- Selección, rechazo o término de contratos de clientes o proveedores
- Restricción del territorio o los mercados en los que una compañía puede revender productos
- Restricción de los clientes a los cuales una compañía puede vender
3. Cumplimiento y exenciones
El incumplimiento del Código, del proceso de certificación requerido o la falta de cooperación con una investigación interna de una violación real o aparente de este Código pueden constituir motivo para una medida disciplinaria, la cual puede incluir el despido.
En raras ocasiones, puede haber casos en los que un colaborador requiera una exención de una disposición de este Código. Puede solicitar una exención enviando un correo electrónico a la gerencia. Solo la gerencia de Magneto puede otorgar exenciones a una disposición de este Código a un Director o Responsable ejecutivo. Toda exención para un Director o Responsable ejecutivo se divulgará de acuerdo con las leyes, reglas y regulaciones aplicables.
4. Presentación de reportes
En caso de evidenciar la posible violación de alguna de las disposiciones contenidas en el Código, le solicitamos reportar al gerente y el área legal la ocurrencia de la misma a través del siguiente link: Formulario Línea Ética
5. Vigencia
Este Código será actualizado, revisado y aprobado por la gerencia de la Compañía cuando se deban considerar en ésta, nuevas reglamentaciones legales o internas, y cualquier cambio será comunicado a todos los empleados, así como a los grupos de interés a los que tenga lugar a través de nuestro portal web o cualquier otro medio de comunicación que se determine. La Política entra en vigor el 1 de febrero de 2023.
6. Evaluación y Revisión
Esta Política será revisada anualmente para asegurar su vigencia y efectividad, teniendo en cuenta las necesidades de la empresa y el bienestar de los empleados. Cualquier modificación será comunicada oportunamente a todos los empleados.
Elaboración, Revisión y Aprobación
Elabora: | Valentina Mesa | Profesional Jurídico | 30/01/2023 |
Revisa y aprueba: | Laura Herrera | Líder Legal | 1/02/2023 |
Historial de Versiones y Revisiones
Versión | Descripción del Cambio | Autor | Fecha |
1.0 | Creación de la política | Valentina Mesa | 30/01/2023 |
2.0 | Modificación | Valentina Mesa | 22/08/2024 |