Cómo hacer una nómina en Excel: guía paso a paso con plantilla descargable

¿Necesitas calcular la nómina de tu pyme y no sabes por dónde empezar? Excel es una herramienta versátil, fácil de usar y, lo mejor de todo, económica. En esta guía te explicamos qué es una nómina, por qué hacerla en Excel y cómo liquidarla paso a paso.

¿Por qué usar Excel para hacer la nómina?

La nómina es el documento en el que una empresa registra los pagos a sus empleados. En ella se detallan los salarios, deducciones, bonificaciones y prestaciones que corresponden a cada trabajador. Además de ser un requisito legal, es clave para llevar un control financiero ordenado.

Ventajas de usar Excel para la liquidación de nómina

Si bien existen softwares especializados, Excel sigue siendo una de las mejores opciones para pequeñas y medianas empresas (Pymes). Aquí te explicamos por qué:

✔ Fácil de usar: No necesitas ser un experto en contabilidad.
✔ Económico: No requiere suscripciones costosas.
✔ Personalizable: Se adapta a las necesidades de cualquier empresa.
✔ Automatizable: Con fórmulas puedes reducir errores y agilizar el proceso.

Haz tu nómina en Excel con estos 7 pasos

Si nunca has hecho una nómina en Excel, no te preocupes. A continuación, te explicamos cómo crearla desde cero de manera sencilla y práctica. Solo necesitas tener claros los datos de tus empleados y seguir estos pasos.

Paso 1: Crea una nueva hoja de cálculo en Excel

Abre Excel y crea un nuevo archivo en blanco. Para mantener todo organizado:

• Renombra la hoja como “Nómina”.
• Guarda el archivo con un nombre descriptivo, por ejemplo: Nómina_Agosto_2025.xlsx.

Paso 2: Define la estructura de la nómina

En este punto, deberás organizar la información básica para llevar a cabo la nómina. Ten presente que cada punto que señalaremos a continuación deberá ir en columnas diferentes.

• Nombre y cédula: Datos de identificación.
• Cargo: Puesto del empleado en la empresa.
• Salario base: Monto fijo mensual o quincenal.
• Horas extra: Si el empleado trabajó más allá de su horario habitual.
• Bonificaciones: Incentivos adicionales.
• Deducciones: Aportes de pensión, salud y otros descuentos.
• Seguridad Social: Cálculo automático de los aportes según la ley.
• Retención: Impuesto que se descuenta del salario según ingresos.
• Neto para pagar: El salario final que recibe el empleado.
• Fecha de pago y firma: Para validación y respaldo.

💡Tip:  Usa negritas y colores en los títulos para mejorar la visualización.

Paso 3: Ingresa los datos de los empleados

Llena la tabla con la información de cada trabajador, asegurándote de no dejar espacios vacíos.

Paso 4: Aplicar fórmulas para el cálculo automático

Para que Excel haga los cálculos automáticamente, usa estas fórmulas esenciales:

1. Cálculo de seguridad social (8% del salario base):
   =D2*0.08
2. Cálculo de retención en la fuente (3.5% del salario base, si aplica):
   =D2*0.035
3. Cálculo del salario neto a pagar:
   =D2+E2+F2-G2-H2-I2

💡Tip: Copia estas fórmulas en todas las filas para calcular automáticamente los valores de cada empleado.

Paso 5: Dar formato y mejorar la presentación

Visualmente puedes mejorar la forma en la que presentas tu nómina, no es que sea obligatorio, pero esto ayudará a tener mejor organización en tu documento.

• Negritas y colores: Resalta los encabezados y usa colores para diferenciar secciones.
• Formato de moneda: Selecciona las celdas de valores y aplica “Formato de número → Moneda”.
• Formatos condicionales: Para resaltar empleados con deducciones altas o pagos negativos.
• Bordes y alineaciones: Usa bordes para separar secciones y mejorar la legibilidad.

Paso 6: Guardar y proteger la nómina

Sin duda este es uno de los pasos más importantes. Recuerda guardar tu documento con un nombre personalizado para que tengas presente su ubicación en el equipo y te sea sencillo ingresar a este cuando sea necesario.

Otro punto importante es proteger tu documento para evitar cambios accidentales, simplemente ve a Revisar → Proteger hoja y asigna una contraseña.

Paso 7: Generar copia en PDF y enviar a los empleados

Para compartir la nómina de forma profesional, o desprendible de pago puedes hacerlo de la siguiente manera. Pilas, envía la nómina a quién corresponde, no es necesario que le envíes el documento genérico a todos los empleados.

Ejemplo:

Envíale el soporte de pago a “Juan”, solo con los datos de Juan.

1. Ve a Archivo → Guardar como → PDF.
2. Selecciona solo la hoja actual.
3. Envía el archivo a cada empleado o imprime una copia.

Ejemplo final de nómina en Excel

Luego de aplicar cada uno de los pasos, así es como se vería la nómina final.

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Preguntas frecuentes sobre nóminas en Excel

1. ¿Es legal hacer la nómina en Excel?

Sí, siempre y cuando cumpla con los requisitos legales y se mantenga un respaldo adecuado de la información. No obstante, se recomienda usar software especializado cuando la empresa crece.

• ¿Cuáles son los errores más comunes al calcular una nómina?

Estos son los 3 errores más comunes:

❌ No actualizar las tarifas de seguridad social.
❌ Errores en las fórmulas de deducción.
❌ No hacer doble verificación de los montos antes del pago.

• ¿Qué opciones existen además de Excel para gestionar nóminas?

En Colombia existen más de 15 softwares contables para que puedas usar en tu pyme, conoce el mejor software contable para pymes en Colombia, sus características, ventajas y desventajas. Algunos de los programas más buscados son: Oddo, Alegra y Siigo.

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