Qué hace un Secretario y cuánto gana en Colombia

El secretario es un profesional fundamental en cualquier organización, ya que proporciona apoyo administrativo esencial para el correcto funcionamiento de departamentos y equipos directivos. Su labor va mucho más allá de contestar llamadas o redactar correos; son verdaderos coordinadores que gestionan la comunicación, organizan agendas, preparan documentos y facilitan el trabajo de gerentes y ejecutivos.

En Colombia, este rol tiene una demanda constante con salarios que oscilan entre $1.326.000 y $3.500.000 mensuales, dependiendo de la experiencia y el sector. Las habilidades más valoradas incluyen el dominio de herramientas ofimáticas, excelente comunicación escrita y verbal, capacidad organizativa y discreción profesional. Si estás considerando desarrollarte en esta carrera, te contamos todo lo que necesitas saber para destacarte en este versátil y dinámico campo laboral.

Salario de un Secretario en Colombia

En Colombia, el salario promedio de un secretario se sitúa alrededor de $1.852.735 mensuales. Sin embargo, este monto puede variar considerablemente según diversos factores. El rango salarial típico oscila entre $1.326.000 para posiciones de entrada y hasta $3.500.000 para secretarios ejecutivos con amplia experiencia o especializados en sectores específicos.

Las ciudades principales como Bogotá, Medellín y Cali suelen ofrecer mejores remuneraciones, especialmente en empresas multinacionales o del sector financiero. La experiencia laboral, el dominio de idiomas extranjeros (particularmente inglés) y las habilidades tecnológicas avanzadas son factores que pueden incrementar significativamente el salario base de este rol.

Las 10 funciones, tareas y responsabilidades más importantes de este rol

El secretario actúa como el eje central de la comunicación y organización en una empresa, facilitando el trabajo de directivos y equipos. Sus responsabilidades abarcan desde la gestión documental hasta la coordinación de actividades administrativas clave.

Estas son las principales funciones que desempeñarás en este cargo:

• Gestión documental: Verificar formatos, ortografía y gramática en correspondencia, actas e informes, utilizando equipos de procesamiento de textos y software especializado.
• Atención al cliente: Recibir y atender a clientes internos y externos según los protocolos establecidos, siendo la primera imagen de la organización.
• Administración de sistemas de información: Registrar datos en sistemas administrativos y contables utilizando diversos paquetes de software para proporcionar soporte a la gestión.
• Gestión de comunicaciones: Procesar correos electrónicos y correspondencia, clasificando y distribuyendo comunicaciones según procedimientos organizacionales.
• Elaboración de documentos: Preparar documentos administrativos siguiendo lineamientos y procedimientos técnicos establecidos.
• Implementación de procedimientos: Aplicar protocolos administrativos conforme a las políticas organizacionales.
• Coordinación de agenda: Programar y confirmar reuniones y actividades para directivos y equipos de trabajo.
• Gestión de recursos: Controlar y tramitar pedidos de suministros y materiales para la unidad administrativa.
• Seguimiento de personal: Efectuar registro y control de vacaciones y otros derechos del personal cuando se requiera.
• Apoyo administrativo general: Realizar tareas complementarias que contribuyan al funcionamiento eficiente de la unidad o departamento.

Las habilidades esenciales que debe tener un Secretario en su hoja de vida

Para destacar como secretario, necesitarás combinar habilidades técnicas con competencias interpersonales que te permitan gestionar eficientemente las tareas administrativas y facilitar la comunicación organizacional.

Habilidades blandas:

• Comunicación asertiva: Fundamental para transmitir información clara y precisa tanto escrita como verbal.
• Escucha activa: Capacidad para entender instrucciones y requerimientos con atención y precisión.
• Relaciones interpersonales: Habilidad para interactuar efectivamente con personas de todos los niveles jerárquicos.
• Trabajo en equipo: Disposición para colaborar y apoyar a diferentes áreas de la organización.
• Orientación al servicio: Actitud proactiva para anticiparse a necesidades y resolver problemas.

Habilidades duras:

• Dominio de herramientas ofimáticas: Manejo avanzado de procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
• Redacción y ortografía: Capacidad para elaborar documentos con precisión gramatical y estilo profesional.
• Gestión documental: Conocimiento de sistemas de archivo y clasificación de información.
• Conocimientos administrativos básicos: Comprensión de procedimientos organizacionales y trámites comunes.
• Manejo de TIC: Familiaridad con sistemas de gestión, plataformas de comunicación y herramientas digitales.

Puedes fortalecer estas habilidades mediante cursos específicos de atención al cliente, redacción empresarial y herramientas digitales, que complementarán tu formación base y te harán más competitivo en el mercado laboral.

¿Cómo convertirse en Secretario y conseguir trabajo en este rol?

Para iniciar tu carrera como secretario, considera estos pasos estratégicos:

1. Obtén formación básica en secretariado o asistencia administrativa a través de programas técnicos o tecnológicos.
2. Desarrolla habilidades digitales sólidas, especialmente en paquetes ofimáticos y herramientas de gestión.
3. Mejora tus competencias en redacción y comunicación escrita mediante cursos específicos.
4. Considera aprender un segundo idioma, preferiblemente inglés, para ampliar tus oportunidades laborales.
5. Realiza prácticas profesionales que te permitan ganar experiencia real en entornos empresariales.
6. Crea un currículum que destaque tus habilidades organizativas y de comunicación, incluyendo logros concretos.

Los secretarios más destacados se caracterizan por su capacidad para anticiparse a las necesidades, su discreción profesional y su habilidad para resolver problemas de forma independiente, convirtiéndose en verdaderos aliados estratégicos para sus superiores.

¿Qué formación necesitas para trabajar como Secretario?

La base educativa para ejercer como secretario suele ser un título técnico o tecnólogo en Secretariado, Asistencia Administrativa o áreas afines. Sin embargo, dependiendo del nivel y especialización del cargo, puedes complementar tu formación con:

• Cursos de ofimática avanzada (Microsoft Office, Google Workspace)
• Diplomados en redacción empresarial y comunicación efectiva
• Certificaciones en atención al cliente y protocolos empresariales
• Programas de idiomas, especialmente inglés comercial
• Cursos de gestión documental y archivo
• Formación en herramientas digitales específicas como CRM, ERP o sistemas de gestión

Instituciones como el SENA ofrecen programas técnicos específicos en secretariado que son altamente valorados en el mercado laboral colombiano.

Requisitos y cualificaciones que debes cumplir según las empresas

• Educación: Título técnico o tecnológico en secretariado, asistencia administrativa o áreas relacionadas.
• Experiencia: Generalmente se requiere entre 1 y 3 años de experiencia en roles similares, dependiendo del nivel del cargo.
• Conocimientos técnicos: Dominio de herramientas ofimáticas, sistemas de gestión documental y plataformas de comunicación digital.
• Idiomas: Para posiciones en empresas multinacionales, se valora el dominio del inglés u otros idiomas.
• Habilidades específicas: Excelente ortografía y redacción, capacidad organizativa, discreción y confidencialidad.
• Competencias personales: Orientación al detalle, capacidad para trabajar bajo presión y habilidades interpersonales.

¿Dónde trabaja un Secretario? Los sectores con más demanda

Los secretarios pueden desarrollarse profesionalmente en prácticamente todos los sectores económicos, aunque destacan especialmente en:

• Sector financiero y bancario: Donde se requiere alta precisión y confidencialidad.
• Administración pública: En ministerios, alcaldías y entidades gubernamentales.
• Sector salud: En hospitales, clínicas y consultorios médicos.
• Educación: En universidades, colegios e instituciones educativas.
• Empresas multinacionales: Especialmente en departamentos ejecutivos y gerenciales.
• Despachos jurídicos: Donde se requiere conocimiento específico en terminología legal.
• Sector industrial y manufacturero: En áreas administrativas y de gerencia.

El rol de secretario continúa siendo una opción profesional estable y con buenas perspectivas en Colombia. A pesar de la digitalización y automatización de procesos, las habilidades humanas de organización, comunicación y resolución de problemas que aporta un buen secretario siguen siendo altamente valoradas en el entorno empresarial.

Si eres una persona organizada, con excelentes habilidades comunicativas y capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente, esta carrera puede ofrecerte estabilidad laboral y oportunidades de crecimiento profesional. Además, las competencias que desarrollarás como secretario son transferibles a muchos otros roles administrativos y de gestión.

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