Qué hace un Técnico en Gestión Documental y cuánto gana en Colombia
Un Técnico en Gestión Documental es el profesional encargado de implementar y ejecutar los programas de gestión documental en las organizaciones. Tu labor consistirá en procesar información, coordinar actividades de archivo, organizar documentos y facilitar el acceso a la información siguiendo normativas vigentes y políticas institucionales.
En Colombia, este rol tiene una creciente demanda tanto en el sector público como privado, con salarios que oscilan entre $1.450.000 y $3.790.000 mensuales. Si tienes habilidades organizativas, atención al detalle y conocimientos en tecnologías de la información, este artículo te mostrará todo lo que necesitas saber para desarrollarte profesionalmente en esta carrera.
Salario de un Técnico en Gestión Documental en Colombia
Como Técnico en Gestión Documental en Colombia, puedes esperar un salario promedio de aproximadamente $2.100.000 mensuales. Los salarios iniciales comienzan alrededor de $1.450.000, mientras que los profesionales con mayor experiencia y especialización pueden alcanzar hasta $3.790.000 mensuales.
Las ciudades principales como Bogotá, Medellín y Cali suelen ofrecer mejores remuneraciones, especialmente en entidades públicas de gran tamaño o empresas privadas con altos volúmenes documentales. Tu salario también aumentará significativamente si cuentas con formación tecnológica, certificaciones especializadas o experiencia en sistemas de gestión documental electrónica.
Las 8 funciones, tareas y responsabilidades más importantes de este rol
Como Técnico en Gestión Documental, serás responsable de garantizar que toda la información de la organización sea adecuadamente procesada, almacenada y conservada. Tu trabajo es fundamental para mantener la memoria institucional y facilitar la toma de decisiones basada en información confiable.
- Ejecutar procesos de gestión documental: Implementarás los procedimientos establecidos para la correcta administración de documentos desde su creación hasta su disposición final, asegurando el cumplimiento de la normatividad vigente.
- Organizar archivos y fondos documentales: Aplicarás técnicas archivísticas para clasificar, ordenar y describir documentos siguiendo los principios de procedencia y orden original.
- Administrar transferencias documentales: Coordinarás el traslado de documentos entre los diferentes archivos (gestión, central e histórico) según los tiempos establecidos en las tablas de retención documental.
- Prestar servicios de información: Atenderás consultas de usuarios internos y externos, facilitando el acceso a los documentos según las políticas de la organización.
- Aplicar técnicas de preservación y conservación: Implementarás medidas preventivas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos a largo plazo.
- Operar herramientas tecnológicas: Utilizarás sistemas de gestión documental electrónica y otras tecnologías para optimizar los procesos archivísticos.
- Aplicar tablas de retención y valoración documental: Utilizarás estos instrumentos para determinar los tiempos de permanencia de los documentos en cada fase de archivo y su disposición final.
- Realizar disposición final de documentos: Ejecutarás acciones de conservación permanente, eliminación o digitalización según lo establecido en las políticas institucionales.
Las habilidades esenciales que debe tener un Técnico en Gestión Documental en su hoja de vida
Para destacarte como un excelente Técnico en Gestión Documental, necesitas combinar habilidades técnicas específicas con competencias blandas que te permitan gestionar eficientemente la información y relacionarte adecuadamente con los usuarios.
Habilidades blandas:
- Comunicación asertiva: Fundamental para interactuar con usuarios y explicar procedimientos de manera clara y efectiva.
- Escucha activa: Te permitirá entender correctamente las necesidades de información de los usuarios.
- Pensamiento crítico: Esencial para analizar y valorar adecuadamente la documentación.
- Atención al detalle: Crucial para la correcta clasificación y descripción documental.
- Capacidad de seguir instrucciones: Importante para aplicar normativas y procedimientos establecidos.
Habilidades técnicas:
- Conocimiento en normativa archivística: Dominio de leyes y decretos relacionados con la gestión documental en Colombia.
- Manejo de TIC: Habilidad para utilizar sistemas de gestión documental electrónica y herramientas ofimáticas.
- Técnicas de conservación documental: Conocimientos sobre preservación de diferentes tipos de soportes.
- Clasificación y ordenación: Capacidad para organizar documentos según criterios archivísticos.
¿Cómo convertirse en Técnico en Gestión Documental y conseguir trabajo en este rol?
Para iniciar tu carrera en este campo, te recomendamos seguir estos pasos:
- Obtén formación técnica o tecnológica en gestión documental, archivística o áreas afines.
- Realiza prácticas profesionales en archivos públicos o privados para adquirir experiencia.
- Actualízate constantemente en normativas archivísticas y nuevas tecnologías.
- Crea un portafolio que demuestre tus habilidades en organización documental.
- Desarrolla una red de contactos profesionales asistiendo a eventos del sector.
Los profesionales más destacados en este campo son aquellos que combinan conocimientos técnicos sólidos con habilidades digitales avanzadas y capacidad para proponer mejoras en los procesos documentales.
¿Qué formación necesitas para trabajar como Técnico en Gestión Documental?
La formación mínima requerida es un título técnico o tecnológico en gestión documental, archivística o áreas administrativas afines. Algunas opciones formativas recomendadas son:
- Técnico en Gestión Documental (SENA)
- Tecnólogo en Administración Documental (instituciones tecnológicas)
- Diplomados en Gestión Documental y Archivística
- Cursos de actualización en normativa archivística colombiana
- Certificaciones en sistemas de gestión documental electrónica
Para destacarte, considera formación complementaria en conservación documental, digitalización de archivos o gestión de documentos electrónicos.
Requisitos y cualificaciones que debes cumplir según las empresas
- Título técnico o tecnológico en gestión documental, archivística o áreas afines
- Experiencia mínima de 1 a 2 años en funciones relacionadas con archivo y gestión documental
- Conocimiento de la normativa archivística colombiana (Ley 594 de 2000, Acuerdos AGN)
- Manejo de herramientas ofimáticas y sistemas de gestión documental
- Habilidades para la organización, clasificación y descripción de documentos
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión
- Conocimientos en conservación preventiva de documentos
¿Dónde trabaja un Técnico en Gestión Documental? Los sectores con más demanda
Como Técnico en Gestión Documental puedes desempeñarte en diversos sectores:
- Sector público: Ministerios, alcaldías, gobernaciones y entidades estatales que requieren cumplir con normativas estrictas de gestión documental.
- Sector salud: Hospitales y clínicas con alta producción de historias clínicas y documentación sensible.
- Sector financiero: Bancos y entidades financieras con necesidades de gestión de documentos contractuales y transaccionales.
- Sector educativo: Universidades y colegios con archivos académicos e históricos.
- Empresas de servicios: Compañías de servicios públicos, telecomunicaciones y otras con gran volumen documental.
La mayor demanda se concentra en el sector público y en grandes empresas privadas con necesidades de cumplimiento normativo en materia archivística.
La carrera como Técnico en Gestión Documental ofrece excelentes perspectivas de crecimiento profesional en Colombia. La creciente digitalización de procesos y el enfoque en la gestión eficiente de la información hacen que este perfil sea cada vez más valorado. Si te apasiona el orden, la preservación de la memoria institucional y el manejo de información, este campo te brinda estabilidad laboral y múltiples oportunidades de especialización.
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