Buscamos una persona organizada, proactiva y orientada al servicio, con habilidades para la gestión administrativa, documental y logística, que contribuya al funcionamiento eficiente de la oficina y al seguimiento oportuno de los requerimientos de las compañías.

🎯 ¿Cuál será tu propósito?

Brindar soporte administrativo y operativo, gestionando documentación, proveedores, compras, suministros, logística de viajes, servicios generales, caja menor y legalizaciones de gastos, garantizando la trazabilidad de la información y el cumplimiento de los procedimientos internos.

📌 Principales responsabilidades

• Gestionar correos electrónicos, comunicaciones internas y externas, solicitudes y requerimientos administrativos.

• Recibir y verificar facturas, organizar sus soportes y gestionar su envío a aprobación para el registro en el sistema contable.

• Organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales.

• Solicitar cotizaciones, gestionar compras y realizar seguimiento a proveedores y suministros de oficina.

• Gestionar anticipos, viáticos y gastos de viaje, y realizar seguimiento a su legalización dentro de los plazos establecidos.

• Revisar la documentación de legalizaciones, incluyendo facturas, comprobantes de pago, tiquetes, alojamiento, alimentación y demás soportes requeridos.

• Administrar y legalizar la caja menor de las compañías asignadas, manteniendo los registros y soportes actualizados.

• Realizar seguimiento a gastos de tarjetas corporativas, saldos pendientes de reintegro y anticipos por legalizar.

• Gestionar tiquetes, reservas de hoteles, traslados y salas de reuniones.

• Coordinar la compra de papelería, cafetería, snacks y demás suministros.

• Gestionar autorizaciones de ingreso, carnés de acceso, requerimientos del edificio y programación de servicios de aseo y mantenimiento.

• Apoyar la organización logística de reuniones, eventos y comunicaciones institucionales.

• Elaborar reportes y mantener actualizados los controles administrativos bajo su responsabilidad.

🎓 Perfil requerido

• Técnico, tecnólogo o profesional en Gestión Administrativa, Asistencia Administrativa, Administración de Empresas o carreras afines.

• Experiencia mínima sugerida de 2 años en asistencia administrativa, gestión de oficina o apoyo operativo.

• Experiencia en gestión documental, proveedores, compras, caja menor y legalización de gastos.

• Conocimientos en manejo de anticipos, viáticos, gastos de viaje y control de soportes.

• Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook.

• Deseable experiencia en sistemas contables o ERP

• Deseable experiencia en firmas de auditoría, empresas de servicios profesionales o grupos empresariales.

💡 Competencias clave
Organización, atención al detalle, servicio al cliente interno, comunicación efectiva, proactividad, seguimiento, discreción y capacidad para gestionar varias tareas simultáneamente.

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