Responsabilidades:

1. Recepción y Atención al Cliente:

• Ser la primera cara y voz de Feelosophy, ofreciendo una bienvenida cálida y profesional.

• Escuchar y atender las necesidades o inquietudes de clientes y consultantes transmitiendo confianza y empatía.

• Administrar y redirigir llamadas, correos y mensajes de manera organizada y efectiva.

2. Gestión de Agenda y Coordinación:

• Organizar y actualizar las agendas del equipo de psicólogos y otros servicios.

• Garantizar que las citas y sesiones estén programadas de forma eficiente, anticipándote a posibles conflictos o cambios.

• Coordinar horarios y espacios para talleres, actividades y consultas.

3. Gestión Documental y Administrativa:

• Mantener un archivo actualizado y seguro de la información de los consultantes y los procesos internos asegurando la confidencialidad,

• Redactar, revisar y distribuir correspondencia y documentos relevantes.

4. Apoyo Logístico y Operativo:

• Supervisar el estado y el abastecimiento de materiales necesarios para el funcionamiento diario (papelería, recursos tecnológicos, materiales terapéuticos, etc.).

• Asegurarte de que los espacios estén organizados, limpios y funcionales.

• Realizar pedidos y controlar inventarios de insumos.

• Apoyo logístico y operativo en talleres y demás servicios.

5. Soporte Contable y Financiero:

• Preparar y conciliar informes de gastos operativos e ingresos.

• Colaborar en la gestión de pagos, facturación y otras tareas relacionadas con las finanzas del centro.

• Responder oportunamente a las solicitudes y necesidades del contador.

6. Resolución de Problemas y Mejora Continua:

• Identificar áreas de mejora en los procesos administrativos y proponer soluciones creativas.

• Anticiparte a posibles dificultades operativas, asegurando siempre la mejor experiencia para los consultantes y el equipo.

Competencias clave para el cargo:

• Organización: Priorizar tareas, gestionar múltiples actividades y mantener todo bajo control, incluso en días con alta carga operativa.

• Empatía y comunicación: Escuchar activamente, conectar con las necesidades de los consultantes y transmitir confianza. *NUESTRO PÚBLICO PRINCIPAL SON NIÑOS, ADOLESCENTES Y FAMILIAS*

• Atención al detalle: Revisar cuidadosamente cada aspecto de la operación para evitar errores o retrasos.

• Proactividad: Adelantarte a los problemas y buscar soluciones antes de que ocurran.

• Confidencialidad: Manejar información sensible de clientes y procesos internos con total discreción.

• Excelentes habilidades de comunicacion verbal y escrita. 

• Manejo de Excel.