En la Universidad CES buscamos una persona organizada, proactiva y orientada al servicio para apoyar la gestión administrativa y logística de los procesos de Educación Continua y las actividades de la Facultad. Tu labor será clave para acompañar a aspirantes, estudiantes, docentes y empresas, garantizando una atención oportuna, una gestión documental adecuada y el desarrollo eficiente de los eventos y programas académicos.

Si disfrutas trabajar en equipo, coordinar actividades y aportar al cumplimiento de los objetivos institucionales, ¡esta oportunidad es para ti! 😊 ¡Postúlate y hagamos que el conocimiento llegue más lejos!

Esta vacante está dirigida a personas con y sin discapacidad. En la Universidad CES promovemos procesos de selección inclusivos, equitativos y basados en las competencias.

Responsabilidades

• Orientar y atender a aspirantes, estudiantes, docentes, egresados y empresas sobre los procesos académicos y administrativos de la Facultad y Educación Continua.

• Gestionar inscripciones, convocatorias, bases de datos y sistemas de información, garantizando la actualización y confiabilidad de los datos.

• Apoyar la gestión documental, incluyendo contratos, certificados, planillas y demás documentos institucionales.

• Coordinar la logística de cursos, eventos y actividades académicas, incluyendo reservas de espacios, viajes, materiales, asistencia y comunicaciones a participantes y docentes.

• Gestionar en SAP la creación de eventos, órdenes internas, facturación y seguimiento de pagos, así como solicitar la documentación requerida para estos procesos.

• Elaborar y enviar programaciones, mensajes de bienvenida, certificados, materiales académicos y encuestas de evaluación.

• Coordinar la compra, administración y distribución de insumos requeridos para las actividades de la Facultad.

• Validar y realizar seguimiento a proveedores conforme a los controles establecidos por el área de Gestión de Riesgos, incluyendo las verificaciones relacionadas con SARLAFT.

• Tramitar devoluciones asociadas a la cancelación de eventos o a solicitudes de los participantes, según corresponda.

• Apoyar las demás actividades administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de los proyectos de la Facultad y la Dirección de Extensión.

Habilidades técnicas

• Gestión documental y manejo de información.

• Manejo de bases de datos y sistemas de información.

• Procesos de facturación y seguimiento administrativo.

• Manejo de plataformas institucionales y SAP.

Habilidades interpersonales

• Organización y planificación.

• Orientación al servicio.

• Comunicación asertiva.

• Trabajo en equipo.

• Atención al detalle.

• Proactividad y seguimiento.