Nos encontramos en búsqueda de Asistente Administrativo(a) Académico(a) de Posgrados. El objetivo de este rol es garantizar el cumplimiento de los requerimientos administrativos y académicos, así como brindar apoyo a la operación de los procesos académicos asociados a los programas de posgrado del Departamento de Ingeniería Industrial, asegurando que estos se desarrollen de manera eficiente, oportuna y efectiva.

📋 Principales funciones

• Brindar orientación y atención a estudiantes, profesores, asistentes graduados, aspirantes y demás usuarios a través de diferentes canales de comunicación, resolviendo inquietudes y direccionando solicitudes a las áreas correspondientes.
• Orientar a los usuarios en trámites académicos y administrativos relacionados con plataformas institucionales y procesos ante comités académicos.
• Apoyar los procesos académicos de los programas de posgrado, incluyendo admisiones, trabajos de grado, tesis y procesos de grado.
• Gestionar la recepción, consolidación y actualización de información en bases de datos y plataformas académicas.
• Realizar seguimiento a actividades académicas como sustentaciones, homologaciones, transferencias de créditos y análisis de candidatos.
• Apoyar la revisión preliminar de candidatos a grado y los procesos de admisión de posgrados.
• Mantener organizados y actualizados los archivos físicos y digitales de los programas académicos, garantizando la integridad y disponibilidad de la información.
• Gestionar documentos académicos, certificados, cambios de notas y procesos documentales según las políticas institucionales.
• Apoyar la preparación y seguimiento de casos para comités académicos, elaboración de memorandos y actualización de contenidos programáticos de cursos.
• Generar reportes, tableros y herramientas de seguimiento para solicitudes y procesos académicos.
• Brindar apoyo administrativo y logístico en eventos académicos del Departamento, así como documentar procedimientos y proponer mejoras en los procesos.
• Desempeñar las demás funciones asignadas por los líderes del área relacionadas con los procesos en los que participa

👤 Perfil requerido

🎓 Formación académica

• Técnico, tecnólogo en asistencia gerencial, gestión administrativa, gestión empresarial, gestión académica o áreas afines.

💼 Experiencia

• Entre 2 y 3 años de experiencia en funciones administrativas, académicas o de apoyo a procesos similares.

📚 Conocimientos

• Administración y manejo de bases de datos.
• Organización básica de eventos.
• Procesos administrativos asociados a actividades académicas.
• Manejo y organización de información.
• Gestión de inventarios y archivo.
• Herramientas ofimáticas y plataformas digitales como SharePoint, OneDrive y similares.
• Inglés básico

⭐ Competencias y habilidades

• Orientación al servicio.
• Trabajo colaborativo.
• Adaptabilidad y apertura al cambio.
• Atención al detalle.
• Excelentes habilidades de organización.
• Buenas relaciones interpersonales.
• Proactividad, recursividad y capacidad de respuesta.
• Buena redacción y ortografía.
• Disposición para aprender y recibir retroalimentación.

📌 Información importante

• Tipo de contrato: Indefinido.
• Modalidad: Presencial.