Te apasiona organizar información, facilitar procesos y contribuir a que los proyectos avancen de manera ordenada y oportuna?

En la Facultad de Administración buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) de Proyectos que brinde soporte administrativo, documental y logístico a proyectos de investigación y consultoría, acompañando a docentes e investigadores y asegurando el cumplimiento de los procedimientos institucionales.

Misión del cargo

Gestionar el soporte administrativo, documental y logístico de los proyectos de investigación y consultoría, asegurando la adecuada ejecución de los procesos de financiación, administración de información, cumplimiento de procedimientos institucionales y atención oportuna a docentes e investigadores.

Principales responsabilidades

Formulación y gestión de proyectos

• Recopilar y organizar documentos, anexos y formatos para la radicación de propuestas internas y externas.
• Apoyar la preparación de componentes administrativos y financieros de las iniciativas.
• Radicar y hacer seguimiento a solicitudes operativas de proyectos aprobados, verificando cronogramas, presupuestos y requerimientos.
• Apoyar la gestión administrativa y financiera de proyectos FAPA durante sus etapas de propuesta, ejecución y cierre, haciendo seguimiento a productos y compromisos.

Gestión documental e información

• Organizar, foliar y custodiar expedientes físicos y digitales de proyectos y consultorías, garantizando su trazabilidad.
• Mantener actualizada la información de productos e investigadores en Academia, CvLAC y GrupLAC, de acuerdo con los insumos de los profesores.
• Apoyar la participación de profesores y grupos de investigación en convocatorias de Minciencias.

Bases de datos y reportes

• Organizar y actualizar bases de datos y tableros de seguimiento de la ODPI, asegurando la calidad y oportunidad de la información.
• Extraer y consolidar reportes básicos según los requerimientos del área.

Servicio y articulación

• Atender y orientar consultas de profesores sobre trámites administrativos y requerimientos operativos.
• Articular la comunicación entre investigadores, entidades financiadoras y unidades administrativas, haciendo seguimiento oportuno a solicitudes y requerimientos.

Expectativas del perfil que buscamos

Buscamos una persona organizada, metódica y orientada al servicio, con atención al detalle, capacidad de seguimiento y facilidad para gestionar información y documentación. Valoramos la proactividad, responsabilidad, comunicación clara y capacidad de articulación con diferentes actores.

Formación: Tecnólogo(a), deseable profesional en Administración, Gestión Administrativa, Finanzas, Gestión Documental, Tecnología en Proyectos o áreas afines.

Conocimientos que valoramos

• Paquete Office y Excel intermedio.
• Gestión documental y manejo de archivos.
• Gestión administrativa y financiera básica de proyectos.
• Bases de datos y repositorios de información.
• Herramientas institucionales para seguimiento de proyectos.
• Análisis y visualización básica de información.
• Herramientas de IA generativa.
• Inglés intermedio (B2).

Experiencia

Entre 1 y 3 años de experiencia en apoyo administrativo a proyectos, gestión documental, seguimiento presupuestal, bases de datos, atención a usuarios y/o procesos académicos o de investigación.

Importante:

Contrato inicialmente temporal por 3 meses, con probabilidad de prórroga.