Asistente Administrativo(a) Departamento Ingeniería Industrial

Nos encontramos en búsqueda de un(a) Asistente Administrativo(a) para el Departamento de Ingeniería Industrial, cuyo propósito será garantizar la ejecución eficiente, oportuna y sin errores de los procesos administrativos, logísticos y de soporte. Este rol actúa como aliado estratégico del Especialista de Gestión Administrativa y Financiera, aportando valor mediante la trazabilidad de activos, la contratación y compras, la anticipación de necesidades operativas, la gestión documental rigurosa y la atención de calidad a la comunidad académica (docentes, estudiantes, proveedores y unidades institucionales).

Responsabilidades principales

Gestión de activos fijos y licenciamiento

• Mantener actualizada la información e inventario de activos fijos (existencias, responsables, ubicaciones, dinámicas contables).

• Reportar novedades de activos (asignaciones, reintegros, salidas, siniestros) en el Sistema de Activos Fijos.

• Asignar y solicitar reintegro de equipos de cómputo y comunicación.

• Coordinar mantenimientos preventivos y correctivos de equipos.

• Informar sobre estado y vida útil de activos para planes de reposición.

• Realizar inventarios físicos periódicos.

• Gestionar instalación y actualización de software, licencias académicas y Adobe Creative Cloud.

• Elaborar y dar seguimiento al presupuesto anual de compras y renovaciones de software.

Compras y pagos a proveedores

• Consolidar solicitudes de compra en ERP.

• Cotizar, comparar y seleccionar propuestas de proveedores.

• Coordinar pedidos de papelería y cafetería.

• Revisar facturas, cuentas de cobro y remisiones.

• Gestionar creación y actualización de proveedores.

• Coordinar entregas y brindar información sobre procesos de facturación.

• Radicar facturas internacionales y contratos de egresos.

• Mantener actualizada la base de datos y archivo digital de compras y pagos.

• Administrar inventarios de insumos y mantener organizado el archivo físico y digital del Departamento.

Contratación laboral, civil y monitorías académicas

• Solicitar y organizar documentación para contratación de profesores planta, cátedra y asistentes graduados.

• Programar exámenes médicos de ingreso.

• Registrar candidatos en solicitudes de puesto.

• Realizar seguimiento a recepción y firma de contratos.

• Gestionar contratación civil de profesores invitados y personal externo.

• Elaborar convenios de monitoría académica en el Sistema SIMON.

• Solicitar firmas, radicar convenios y reportar novedades de pago.

• Conservar actualizadas las bases de datos y soportes de contratación.

Mantenimiento locativo y recursos tecnológicos

• Registrar solicitudes de mantenimiento en Fracttal.

• Coordinar visitas técnicas y verificar funcionamiento de equipos en laboratorios.

• Solicitar revisión de telefonía e internet.

• Administrar y asignar extensiones telefónicas.

Gestión de laboratorios y espacios del Departamento

• Reservar salas y auditorios.

• Gestionar compras de equipos y suministros para laboratorios.

• Administrar accesos por carné y listados de personal autorizado.

• Programar inventarios semestrales y jornadas de limpieza.

• Asignar oficinas a asistentes graduados.

Logística de reuniones, eventos y clases

• Reservar espacios físicos y coordinar servicios de alimentación.

• Gestionar transporte para salidas académicas y eventos.

• Suministrar recursos de papelería y elementos publicitarios.

• Registrar invitados externos en el sistema ATC.

• Solicitar préstamo de equipos audiovisuales.

Perfil requerido

• Técnico, tecnólogo o estudiante de pregrado en administración, ingeniería industrial o áreas afines.

• Experiencia mínima de 3 años en procesos administrativos en instituciones de educación superior (compras, facturación, activos fijos, contratación, gestión de inventarios y documentación).

• Conocimientos en Excel (buscarv, concatenar, cálculos básicos; deseables tablas dinámicas), Word y PowerPoint.

Información importante

• Contrato a término indefinido.

• Modalidad presencial.