¿Te apasiona ser el motor que hace posible una gestión académica eficiente y cercana?

En la Facultad de Derecho buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) de Decanatura, organizado(a), proactivo(a) y con una alta orientación al servicio, que quiera brindar apoyo ejecutivo, administrativo y logístico a la Decanatura, contribuyendo al cumplimiento de las prioridades académicas, institucionales y estratégicas de la Facultad.

Misión del cargo:

Brindar soporte ejecutivo, administrativo y logístico a la Decanatura, coordinando agendas, procesos administrativos, comunicaciones y requerimientos operativos, garantizando altos estándares de organización, confidencialidad y atención a la comunidad universitaria.

Principales responsabilidades:

Soporte ejecutivo y administrativo

• Gestionar la agenda del Decano, coordinando reuniones, citas y actividades institucionales.
• Realizar convocatorias y hacer seguimiento a reuniones, compromisos y solicitudes.
• Atender y canalizar oportunamente llamadas, correos electrónicos y requerimientos.
• Recibir y orientar a visitantes, invitados y miembros de la comunidad universitaria.

Gestión documental y administrativa

• Elaborar, revisar y dar formato a informes, memorandos, actas, presentaciones y otros documentos institucionales.
• Organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales.
• Gestionar el flujo de información entre la Decanatura y las diferentes áreas de la Universidad.
• Garantizar el manejo adecuado y confidencial de la información.

Gestión financiera y logística

• Tramitar órdenes de compra, solicitudes de pago y demás requerimientos administrativos.
• Gestionar facturas, proveedores y servicios contratados.
• Administrar la caja menor de acuerdo con los lineamientos institucionales.
• Apoyar procesos relacionados con la contratación de profesores de cátedra.
• Coordinar reservas, viajes, alojamientos y demás requerimientos logísticos.
• Apoyar la organización de eventos académicos e institucionales y la atención de invitados nacionales e internacionales.

Seguimiento y mejora continua

• Consolidar bases de datos, reportes e informes administrativos.
• Realizar seguimiento a tareas, compromisos e indicadores de gestión.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos de la Decanatura.

Expectativas del perfil que buscamos:

Una persona organizada, discreta, resolutiva y con excelentes habilidades de comunicación, capaz de gestionar múltiples actividades simultáneamente y brindar una atención cálida y oportuna a diferentes públicos.

Tecnólogo(a) en Administración, Gestión Empresarial, Asistencia Administrativa, Gestión Organizacional, Logística, Secretariado Ejecutivo, Comunicación o áreas afines.

Conocimientos que valoramos:

• Manejo de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams).
• Gestión administrativa y documental.
• Elaboración de informes y presentaciones.
• Manejo de bases de datos.
• Organización de eventos y actividades institucionales.
• Gestión de compras y proveedores.
• Coordinación de viajes y legalización de gastos.
• Servicio al cliente y manejo de información confidencial.

Importante:

• Experiencia mínima de 3 años en asistencia administrativa o ejecutiva, coordinación de agendas, gestión documental, procesos administrativos y financieros, organización de eventos y atención a directivos.
• Se valorará la experiencia en instituciones de educación superior y en el apoyo a decanaturas, direcciones o gerencias.