Nos encontramos en búsqueda de Asistente administrativa y de información, Facultad Ingeniería, el objetivo de este rol es gestionar y coordinar procesos administrativos, operativos, financieros y de información institucional de la facultad, asegurando el adecuado seguimiento presupuestal, documental y logístico; la actualización de plataformas y reportes institucionales; y la elaboración de comunicaciones, informes y presentaciones estratégicas que apoyen la toma de decisiones y el funcionamiento de la facultad.

 Principales responsabilidades

Gestión administrativa y operativa

Creación y seguimiento de casos en Oracle relacionados con servicios, compras, contratos de egreso y facturación.

Coordinación de solicitudes de viajes, pagos, creación de proveedores y trámites administrativos asociados.

Administración de la caja menor, con elaboración de informes mensualesque garanticen transparencia y control.

Seguimiento a órdenes de compra y traslados presupuestales, consolidando información para reportes periódicos.

Cotización de tiquetes, alojamiento y demás requerimientos logísticos, asegurando eficiencia en costos.

Coordinación de entregas y seguimiento con proveedores y solicitantes.

Orientación administrativa a estudiantes y profesores sobre procesos institucionales.

Apoyo en la logística y operación de eventos académicos y actividades especiales de la facultad.

Gestión de auxilios de sostenimiento en articulación con la oficina de apoyo financiero.

Gestión presupuestal y financiera

Administración de descuentos de matrícula financiados mediante bolsas doctorales

Consolidación y actualización de información presupuestal para seguimiento administrativo y financiero.

Elaboración de reportes periódicos que permitan evaluar la ejecución de recursos y anticipar necesidades.

Gestión de información institucional y soporte estratégico

Consolidación de documentación requerida por la decanatura y la Secretaría General.

Preparación de presentaciones ejecutivas para reuniones estratégicas, consejos y comités directivos.

Actualización de cifras e indicadores institucionales en Power BI, garantizando consistencia y disponibilidad.

Gestión de solicitudes de pólizas e ingreso de invitados internacionale

Solicitud de cotizaciones y elaboración de cuadros comparativos para procesos administrativos y financieros.

Redacción y gestión de comunicaciones formales dirigidas a aliados, proveedores y comunidad académica.

Gestión documental y comunicaciones

Apoyo en la publicación y divulgación de “Noticias desde los Consejos”

Diseño y elaboración de presentaciones institucionales para reuniones y actividades de la facultad

Organización y administración de información documental

Elaboración de informes administrativos y financiero

Gestión de formularios y procesos de votación de profesores para Consejo y CET

Actualización de hojas de vida y bases de datos de profesores

Administración de espacios y contenidos en SharePoint, garantizando organización y actualización permanente.

Apoyo en planeación y coordinación institucional

Coordinación del agendamiento de reuniones de Consejo de Facultad y directores.

Participación en comités administrativos y financieros, con seguimiento a compromisos y requerimientos.

Perfil requerido

Formación académica: Tecnólogo o estudiante avanzado en Administración, Finanzas, Contaduría, Ingeniería Industrial, Economía o áreas afines.

Experiencia: Entre 2 y 3 años en procesos administrativos, financieros, presupuestales o de apoyo operativo en instituciones educativas o corporativas.

Conocimientos clave:

·        Manejo avanzado de Excel y bases de datos.

·  Uso de Power BI para elaboración de indicadores y actualización de cifras institucionales.

·        Gestión documental y procesos administrativos.

·        Redacción de comunicaciones formales.

·        Manejo de herramientas colaborativas y plataformas institucionales.