Asistente Administrativa IPS – Centro De Especialistas En Psicología

Propósito del cargo
Brindar una atención cálida, oportuna y profesional a pacientes y clientes; gestionar la agenda clínica, la documentación y los procesos administrativos, y tener un rol activo en la promoción y venta de nuestros servicios para garantizar experiencias memorables y el crecimiento del consultorio.

Funciones principales

1. Atención al cliente y agenda

• Atender llamadas, canales de atencion y redes con empatía y excelente dicción.

• Programar, confirmar y reprogramar valoraciones y sesiones; enviar recordatorios.

• Hacer seguimiento a inasistencias y encuestas breves de satisfacción.

2. Apoyo comercial y ventas

• Presentar el portafolio (valoraciones, terapias, paquetes y talleres) y cerrar de forma consultiva.

• Dar seguimiento a interesados hasta la conversión y fidelización.

• Mantener CRM/base de datos al día y elaborar reportes semanales (contactos, citas, asistencias, cierres y recaudos).

3. Administración y registros

• Gestionar documentación del paciente, facturación electrónica y soportes de pago.

• Mantener archivo físico y digital organizado y resguardar la confidencialidad.

4. Orden, imagen y apoyo logístico

• Cuidar una presentación personal impecable acorde al cargo.

• Mantener recepción y consultorios limpios y ordenados en días sin servicio externo.

5. Cumplimiento y protocolos

• Puntualidad y cumplimiento estricto del horario.

• Seguir protocolos internos y reportar novedades que afecten la operación.

Requisitos

• Formación: Técnica/tecnológica en Secretariado, Asistencia Administrativa, Gestión Comercial o afines.

• Experiencia: Mínimo 6 meses en atención al cliente, ventas o administración (ideal en sector salud/servicios). (Deseable 1 año).

• Conocimientos: Herramientas ofimáticas (Word, Excel/Sheets, Business, manejo de CRM y facturación electrónica.

• Competencias: Atención al detalle, organización, habilidades comerciales, escucha activa, comunicación asertiva, proactividad, puntualidad y confidencialidad.

Condiciones del cargo

• Ciudad: Villavicencio, Meta.

• Horario: Lunes a viernes 8:30 a. m.–12:00 m y 2:00 p. m.–7:00 p. m.; sábados 8:30 a. m.–1:00 p. m.

• Modalidad de contratación: Prestación de servicios.

• Honorarios base: $2.000.000 (mínimo legal vigente indicado por la empresa)

• Beneficios: Formación continua en el portafolio, acompañamiento del equipo clínico, ambiente humano orientado al propósito.

Indicadores clave (KPI) que manejarás

• Tasa de confirmación y asistencia a citas.

• Conversión de interesados a pacientes (cierres).

• Tiempo de respuesta a solicitudes pacientes

• Satisfacción (feedback corto/NPS interno).

Proceso de selección

1. Postulación y filtro curricular.

2. Primer filtro: pruebas psicotécnicas en AssessmentMind. 

   • Importante: revisa bandeja de entrada y spam.

   • Tómate el tiempo para responder: los resultados determinan el paso al segundo filtro.

3. Entrevista y prueba práctica de agenda/ventas.

4. Verificación de referencias y propuesta final.