Asistente Comercial y Administrativo

Objetivo: Ejecutar y controlar los procesos comerciales y administrativos asociados a las compras, gestión documental, facturación y cartera. Su propósito es brindar un soporte integral a la gestión comercial, garantizando el cumplimiento de los procedimientos ISO 9001 y los lineamientos internos.

1. Gestión de Apoyo Comercial y Ventas (El motor del negocio)

Este eje es fundamental para garantizar que las oportunidades de venta se materialicen y se mantengan en el tiempo:

• Gestión de Prospectos: Recepción de leads y su respectivo cargue en el sistema Bitrix24 para asegurar que no se pierda ninguna oportunidad de negocio.
• Telemercadeo Activo: Mantener las bases de datos actualizadas para realizar actividades de telemercadeo que impulsen la demanda.
• Soporte Operativo de Ventas: Elaborar cotizaciones, contratos y diligenciar todos los formatos relacionados con el área comercial para la aprobación de la Gerencia o Coordinación.
• Post-venta y Garantías: Administrar la agenda de programación para mantenimientos y el cumplimiento de garantías de los vehículos.
• Gestión de Entrega al Cliente: Elaborar las actas de entrega, generar paz y salvos y realizar el registro de GPS para los clientes que adquieren chasis.
• Fidelización: Verificar que las encuestas de satisfacción estén debidamente diligenciadas antes de la entrega final de las unidades.

2. Gestión Administrativa y de Calidad (Norma ISO 9001)

Responsabilidades centradas en la excelencia operativa y el cumplimiento de estándares:

• Compras Estratégicas: Gestionar las compras solicitando cotizaciones, elaborando cuadros comparativos para la toma de decisiones y realizando la evaluación y selección de proveedores bajo los parámetros ISO 9001.
• Control Documental: Recibir y verificar que la documentación de los negocios cerrados por los asesores esté completa y cumpla con los requisitos para facturación.
• Trámites de Tránsito: Ejecutar los procesos de matrícula de vehículos cuando el negocio lo requiera.
• Trazabilidad: Garantizar el archivo físico y digital de toda la operación, asegurando que se mantenga la evidencia requerida por el sistema de gestión.

3. Gestión Financiera y de Cartera

Control del flujo de caja derivado de la operación comercial:

• Facturación: Elaborar facturas de venta, notas crédito y notas débito con la debida autorización.
• Recaudo: Generar recibos de caja y realizar el seguimiento constante a los pagos y sus respectivos soportes.
• Control de Cartera: Mantener actualizada la cartera de clientes, realizando la gestión de cobro, conciliación de cuentas y liquidación de los negocios cerrados.

4. Atención al Público y Soporte a Gerencia

La cara amable y organizada de la oficina:

• Atención Integral: Brindar atención presencial y telefónica a clientes y proveedores, redireccionando llamadas y tomando mensajes de manera efectiva.
• Comunicación con el Cliente: Contactar a los clientes para solicitar actividades o documentos pendientes, manteniendo siempre una atención cordial.
• Asistencia Ejecutiva: Brindar apoyo administrativo y operativo directo a la Gerencia General, incluyendo la distribución de correspondencia.

Requisito Indispensable: La persona debe residir en Mosquera (Cundinamarca) o alrededores