¿Te apasiona la gestión administrativa y disfrutas contribuir al funcionamiento eficiente de los procesos institucionales?

En la Dirección Administrativa buscamos un(a) Asistente de Contratos de Egresos para cubrir una licencia de maternidad. Buscamos una persona organizada, orientada al detalle y con vocación de servicio, que quiera aportar a la gestión de los procesos de contratación, garantizando una atención oportuna y eficiente para las diferentes unidades de la Universidad.

Misión del cargo

Ejecutar las actividades operativas y de seguimiento asociadas a la gestión administrativa de los contratos de ingresos y egresos, garantizando un servicio oportuno, eficaz y alineado con las necesidades de los usuarios y las diferentes áreas de la Universidad.

Principales responsabilidades

Gestión administrativa de contratos

• Apoyar la legalización de contratos de ingresos y egresos.
• Recibir, validar y gestionar la documentación requerida.
• Registrar contratos y documentos asociados en el sistema ERP.
• Hacer seguimiento a la elaboración de minutas y a los procesos gestionados con la Dirección Jurídica.
• Administrar la documentación y gestionar el trámite de firmas.
• Realizar el cierre administrativo de los contratos asignados.

Gestión documental y seguimiento

• Mantener actualizada la información relacionada con el estado de los casos.
• Registrar información en CRM, ERP y demás herramientas institucionales.
• Organizar y custodiar la documentación asociada a cada proceso.
• Elaborar reportes periódicos y realizar seguimiento a los contratos legalizados.
• Gestionar actas, soportes de entrega y notificaciones a proveedores y contratistas.

Apoyo tecnológico y gestión financiera

• Apoyar la configuración y el manejo de las herramientas tecnológicas asociadas al proceso.
• Gestionar las facturas de proveedores nacionales e internacionales.
• Realizar seguimiento a los anticipos y a los procesos financieros relacionados con los contratos.

Expectativas del perfil que buscamos

Buscamos una persona organizada, metódica y orientada al detalle, con capacidad para gestionar múltiples procesos de manera simultánea y realizar un seguimiento riguroso a cada caso. Valoramos el compromiso con el servicio, la capacidad de aprendizaje y el trabajo colaborativo.

Formación académica

• Tecnólogo(a) en Gestión de Procesos Administrativos, Gestión Contable o áreas afines.

Conocimientos que valoramos

• Gestión de procesos administrativos o logísticos.
• Conceptos básicos financieros y contables.
• Gestión documental.
• Manejo de herramientas ofimáticas.
• Sistemas ERP y herramientas de seguimiento.
• Servicio al cliente.
• Procesos de compras, contratación y legalización de contratos.

Importante

• Experiencia de 1 a 3 años en gestión de casos, apoyo administrativo, compras, contratación o procesos afines.
• Se valorará la experiencia en instituciones educativas o en organizaciones de servicios.
• Contrato por cubrimiento de licencia de maternidad.