Objetivo del cargo:

Garantizar el adecuado desarrollo de la gestión administrativa de la organización, mediante la ejecución y seguimiento de actividades de gestión documental, atención de requerimientos, coordinación logística, apoyo contable y control de procesos administrativos, garantizando la organización, oportunidad y confiabilidad de la información y los recursos, para contribuir al buen funcionamiento de las operaciones y al cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Competencias: 

Excel intermedio-avanzado, Word y PowerPoint. Gestión documental y archivo (físico y digital). Redacción de documentos administrativos (actas, oficios, informes). Elaboracion de contratos, servicio, o compras Manejo de herramientas colaborativas (Google Drive, Outlook, Teams). Manejo de agenda (calendario)

Funciones:

1. Recibir, clasificar y archivar documentación física y digital, garantizando su organización, conservación y fácil consulta.

2. Gestionar y distribuir la correspondencia y las comunicaciones internas y externas, asegurando su entrega y atención oportuna.

3. Atender y direccionar llamadas, correos electrónicos y solicitudes de clientes, proveedores y colaboradores, facilitando una respuesta oportuna a sus requerimientos.

4. Gestionar y hacer seguimiento a solicitudes de compras, cotizaciones y adquisición de insumos, contribuyendo al abastecimiento de los recursos necesarios para la operación.

5. Controlar y actualizar los inventarios de insumos y materiales de oficina, garantizando la disponibilidad y el uso adecuado de los recursos.

6. Coordinar y programar agendas, reuniones y actividades internas, asegurando el cumplimiento de los compromisos y la adecuada organización logística.

7. Ejecutar y apoyar actividades contables y financieras básicas, como facturación, causación de cuentas y control de caja menor, contribuyendo a la actualización y confiabilidad de los registros.

8. Elaborar y gestionar informes, actas, oficios, contratos, órdenes de servicio y documentos administrativos, garantizando la calidad, precisión y oportunidad de la información.

9. Realizar seguimiento a los procesos, procedimientos y controles administrativos internos, identificando novedades y contribuyendo a su cumplimiento y mejora.

10. Apoyar y ejecutar actividades administrativas y operativas delegadas por la coordinación o administración, asegurando la continuidad de los procesos ante requerimientos o ausencias del responsable directo.