Auxiliar Administrativo de Ruta PRO e Internacionalización
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2 años de experiencia, No tengo estudios hasta Tecnólogo
$ 1.750.905
Envigado
Requisitos para aplicar a la vacante:
Garantizar el cumplimiento normativo ante Migración Colombia (plataforma SIRE) y mitigar riesgos legales asociados a la movilidad internacional. Asimismo, busca asegurar la continuidad operativa en las áreas de Internacionalización y Prácticas, centralizando la gestión documental, el soporte administrativo y la atención a estudiantes para optimizar los tiempos de respuesta institucional y el vínculo con las empresas aliadas.
Funciones:
- Reporte plataforma SIRE ingreso de estudiantes extranjeros – retiro de extranjeros, basada en la revisión de los documentos personales de cada estudiante, y comparando en la base de datos que la información consignada sea la misma que ya esta registrada en dicha base (Internacionalización).
- Organización o programación en caso de alguna asesoría requerida de las agendas de las áreas que apoyo tanto de las analistas como de las jefes.
- Administración de los documentos del área (Llevarla al centro de información documental ya sea para escanearla o enviarla por correspondencia, organización de archivos) INTERNACIONALIZACIÓN – PRÁCTICAS.
- Apoyar en la organización de eventos (reservas de aulas o espacios, sonido, estación de café, o lo que se requiera dependiendo del evento como la alimentación o refrigerios, cotizaciones, tener presente la planilla de asistencia, ingresarla a la base de datos, escanearla en el centro de copiado y guardado) INTERNACIONALIZACIÓN – PRÁCTICAS (SPE)
- Orientación a los estudiantes que lleguen al área (Apoyo también al área de bienestar ya sea con el préstamo de raquetas u orientación de objetos perdidos)
- Solicitud de insumos de la oficina (marcadores, resmas, lapiceros, tijeras, cosedoras, entre otros) pendiente de solicitar el botellón de agua, las aromáticas, azúcar, papel.
- Gestionar las solicitudes de compras en ambas áreas con su respectivo archivo cuando ya sean aprobadas.
- Cotización con proveedores de refrigerios.
- Aprobación de la orden de compra por jefes directos y jefes del área.
- Elaboración de cartas de presentación y certificados de prácticas.
- Envío de hojas de vida de estudiantes para prácticas en respuesta a las solicitudes que realizan las empresas.
- Elaboración, publicación y envío de ofertas de prácticas a los estudiantes.
- Actualización de bases de datos empresas.
- Descargar y enviar syllabus contenidos temáticos de asignaturas solicitadas para universidades aliadas.
- Asesoramiento con el requisito de Inglés.
- Apoyo a la movilidad de estudiantes: matricula, transporte, recolección de documentos, actualización de bases de datos.
- Elaboración de certificados de descuentos.
- Llamadas a estudiantes para saber su situación actual para actualizarlo en base de datos Prácticas.
- Envío de información por teams a cada estudiante registrado en base de datos donde se invitan a eventos.
- Transporte de extranjeros (reservar con el servicio de transporte)
- Acompañamiento de los estudiantes internacionales en el transporte para el primer día de clase.
- Revisión de los visados y PDI de los estudiantes extranjeros.
Habilidades
- Herramientas de Ofimática
- Nivel Excel
- Gestión Documental
- Servicio al Cliente
- Procesos Prácticas Profesionales
Palabras clave:
Auxiliar Administrativo
Ver empresa: UNIVERSIDAD EIA
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