Coordinador(a) Administrativo(a) y Contable (o Líder Administrativo(a))

Analista de Compras, Cartera e Inventario

Contadora (responsable contable/tributario y cierres) 

Auxiliar Contable Administrativa (soporte contable y administrativo) 

Definir prioridades semanales, distribuir tareas, hacer seguimiento y remover bloqueos. 

Establecer rutinas de control (checklists, cronogramas, aprobaciones) para que cada responsable cumpla su proceso. 

Validar calidad de la información y consolidar reportes para gerencia. 

Asegurar continuidad operativa: reemplazos, backups, orden documental y tiempos de entrega. 

Asegurar el cumplimiento del ciclo requisición → orden → recepción → factura → soporte de pago.

Seguimiento a cartera por edades, conciliaciones, acuerdos de pago y radicación de facturas.

Control básico de inventario (entradas/salidas/ajustes y soportes).

Revisión de indicadores del frente y escalamiento de novedades críticas. 

Asegurar cronograma de cierres, conciliaciones y orden documental (calidad del soporte). 

Seguimiento a cuentas por pagar/cobrar y consistencia de información para reportes. 

Garantizar entrega oportuna de información financiera a gerencia. 

Preparar programación de pagos (semanal/quincenal) para aprobación de gerencia, con soportes completos. 

Control de caja menor, anticipos, legalizaciones, reembolsos y política de gastos. 

Apoyar proyección básica de flujo de caja de corto plazo (semanal). 

Coordinar documentos, afiliaciones (EPS/ARL/CCF), dotación, carpeta y checklist de ingreso. 

Inducción administrativa y firma de políticas/reglamento. 

Consolidar novedades para nómina (incapacidades, licencias, ausencias, vacaciones) y enviarlas a responsable. 

Control de vacaciones y soportes. 

Coordinar salida: actas de entrega, paz y salvo, devoluciones, desactivaciones y soportes para liquidación. 

Administrar el proceso disciplinario (citaciones, descargos, actas, compromisos, seguimiento y archivo), en coordinación con gerencia y asesor laboral cuando aplique. 

Reportes semanales/mensuales del área: cartera, recaudo, compras, pagos programados, inventario (si aplica) y alertas. 

Productividad técnica (consolidación): tablero “planeado vs ejecutado” (horas/avances/consumos) según información entregada por el área técnica. 

2–5 años coordinando procesos administrativos y equipos pequeños. 

Experiencia práctica en gestión humana (ingresos, novedades, retiros y apoyo disciplinario).

Excel intermedio/alto.

Deseable: software contable/ERP (Siigo, Zoho).

Reportes a tiempo (semanal/mensual)

Cartera vencida / cumplimiento de recaudo

Programación de pagos sin reprocesos (soportes completos)

Cierres/conciliaciones en fecha (con contadora)

Ingresos/salidas 100% con checklist y soportes

Cumplimiento de rutinas del equipo (seguimiento y pendientes críticos).

“El cargo coordina y asegura el funcionamiento del equipo administrativo.

Cada integrante es responsable de ejecutar su área (compras/cartera/inventario; contabilidad; soporte contable/administrativo) y esta posición define prioridades, hace seguimiento, controla calidad y consolida indicadores y reportes para gerencia.”