Coordinador(a) Administrativo y Logístico Programa Semillas de Apego

Nos encontramos en búsqueda de Coordinador(a) Administrativo y Logístico, un rol clave que tendrá la responsabilidad de coordinar integralmente la operación administrativa y logística del Programa Semillas de Apego. El objetivo de este rol será asegurar la ejecución eficiente del presupuesto, la gestión contractual de sedes y personal, el abastecimiento oportuno y la relación estratégica con proveedores. Todo esto se desarrollará en estricta alineación con los procesos internos de la Universidad (egresos, compras, contratos, cuentas por pagar y registro de proveedores), cumpliendo además con los estándares de control, transparencia y cumplimiento que exige el programa.

Principales responsabilidades

1) Gestión financiera y presupuestal

• Liderar el seguimiento contable diario de la ejecución: órdenes de compra, saldos pendientes, proveedores y legalizaciones de anticipos.

• Preparar y actualizar el POA y el plan de compras del programa con base en las metas, cronogramas y cierres contables.

• Controlar el flujo de pagos, incluyendo radicación en cuentas por pagar, soportes, tiempos de ciclo y conciliaciones.

• Monitorear indicadores de ejecución como porcentaje de ejecución vs. presupuesto, variaciones por rubro, overhead, imprevistos y costos directos.

2) Compras y relación con proveedores

• Gestionar inscripción, evaluación y seguimiento de proveedores en el sistema de la Universidad, asegurando calidad, precios competitivos y cumplimiento de plazos.

• Coordinar órdenes de compra, recepción con almacén y radicación de facturas, garantizando cierres oportunos y sin reprocesos.

• Administrar el servicio de aseo y otros contratos corporativos, evaluando continuidad, condiciones y desempeño.

3) Contratos y sedes (arrendamientos y servicios)

• Negociar, elaborar y hacer seguimiento a contratos de arrendamiento, prórrogas y otrosí de las oficinas en los 7 territorios.

• Asegurar el pago de servicios públicos, mantenimiento (ejemplo: aire acondicionado) y adecuaciones; coordinar cancelaciones (ejemplo: internet Tumaco) y altas según cronogramas.

• Gestionar inventarios, dotación y material POP, asegurando trazabilidad y registros de entrega.

4) Logística de implementación

• Planear y ejecutar la compra y entrega de materiales, alimentos y bonos para sesiones, con base en análisis de asistencia para evitar sobrecompras.

• Coordinar la logística territorial: visitas, acompañamiento a aliados, negociación de espacios y administración de contrapartidas.

5) Gestión de personal y SST (en coordinación con Talento Humano)

• Coordinar la contratación y prórrogas del personal en territorio; gestionar incapacidades, licencias y liquidaciones.

• Articular capacitaciones de Salud y Seguridad en el Trabajo; mantener vigentes equipos y elementos de seguridad como extintores y botiquines.

6) Gestión documental y reportes

• Mantener carpeta digital y archivo físico: actas de inventario por territorio, registros de sesiones, contratos y soportes contables.

• Generar reportes periódicos a la dirección del programa y a las áreas de la Universidad sobre ejecución, riesgos y decisiones requeridas.

Expectativas del perfil

• Profesional en Administración, Contaduría, Economía, Ingeniería Industrial o afines. Posgrado deseable en Gerencia de Proyectos, Finanzas o Supply Chain.

• Experiencia mínima de 5 años coordinando procesos administrativos y logísticos, con experiencia comprobada en egresos, compras, contratos, cuentas por pagar y registro de proveedores.

• Conocimientos sólidos en planeación y control presupuestal, gestión contractual y de compras, logística multi-sede, SST, manejo de inventarios y archivo.

• Habilidades digitales: Excel avanzado y manejo de sistemas institucionales de compras/egresos; gestión documental.

Información importante

• Ubicación: en Bogotá, con disponibilidad de viajar a los 7 territorios (Bogotá, Medellín, Barranquilla, Cali, Montería, Cúcuta y Tumaco).

• Modalidad: híbrido con posibilidad de trabajo de campo.

• Jornada: tiempo completo.

• Contrato: temporal de 11 meses inicialmente.