Nos encontramos en búsqueda de Profesional en Gestión Administrativa cuyo objetivo será garantizar una gestión eficiente, oportuna y alineada con las normativas institucionales en los procesos de contratación y vinculación estudiantil en sus diversas modalidades. Este cargo también apoyará la coordinación administrativa, financiera y logística de la Escuela de Verano, Seminario CEDE, Seminario PEPE, aportes a coautores y eventos académicos, mediante el acompañamiento a profesores y la articulación con actores internos y externos.

Principales responsabilidades

Gestión de contratación y vinculación estudiantil

• Coordinar y hacer seguimiento a procesos de contratación de personal y estudiantes (planta, profesoral, temporales, prestación de servicios, cátedra, monitores y bonificaciones).
• Gestionar novedades de nómina, modificaciones contractuales, renuncias y labores ocasionales para eventos.
• Solicitar creación de contratos y vinculaciones, verificar su éxito e informar a los solicitantes.
• Coordinar documentación y exámenes de ingreso/reingreso para contratación y vinculación.
• Gestionar prórrogas, retiros y modificaciones contractuales.
• Asesorar a las áreas de la Facultad en contratación y vinculación, apoyando la planeación administrativa y presupuestal.
• Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal asociada.
• Aprobar documentación para vinculación de monitores y gestionar certificados de investigación.
• Administrar sostenimientos de la bolsa doctoral.

Acompañamiento a profesores y eventos académicos

• Apoyar a profesores nuevos, visitantes e invitados en su vinculación, asegurando una experiencia acogedora.
• Mantener contacto con profesores nacionales y extranjeros para resolver inquietudes y gestionar documentos.
• Solicitar documentación y soportes para contratos y compras de servicios.
• Validar necesidades de visa y acompañar el proceso de solicitud.
• Coordinar logística de viajes: vuelos, transporte, alojamiento, pólizas, cartas de ingreso, viáticos y reembolsos.
• Hacer seguimiento a pagos y ejecución de contratos.
• Apoyar la gestión presupuestal y ejecución de Seminario CEDE y Escuela de Verano.

Relacionamiento externo con universidades y entidades para la gestión de aporte a coautores

• Coordinar y hacer seguimiento a la ejecución de aportes, manteniendo informados a los profesores.
• Gestionar ingreso de recursos y creación de universidades/entidades extranjeras en el sistema.
• Solicitar documentación requerida y avanzar en procesos de facturación.
• Crear objetos de costo y solicitar facturas comerciales.

Gestión de información y documentación

• Administrar y actualizar bases de datos de personal, contratación y universidades.
• Implementar herramientas de seguimiento para control administrativo y financiero.
• Organizar documentación de contrataciones y aportes de manera eficiente.

Perfil esperado

• Profesional en Administración, Economía, Contaduría o Ingeniería.
• Experiencia de 2-3 años en gestión administrativa-académica, contratación y vinculación estudiantil.
• Inglés mínimo nivel B2. (Indispensable) 
• Manejo intermedio/avanzado de Excel.
• Deseable conocimiento en Oracle.

Información adicional

• Contrato a término indefinido.
• Modalidad presencial.