El trabajo de un recepcionista va mucho más allá de simplemente contestar el teléfono. Este profesional es el punto central de comunicación y coordinación, actuando como el enlace entre la organización y sus clientes o visitantes.
- Recibir y dar la bienvenida a visitantes: Saludar cordialmente a quienes ingresan al establecimiento, registrar su llegada y anunciarlos a quien corresponda.
- Gestionar sistemas telefónicos: Operar conmutadores, contestar llamadas, transferirlas a las extensiones correspondientes y tomar mensajes con precisión.
- Proporcionar información: Responder consultas básicas sobre la organización, sus servicios, ubicaciones y horarios.
- Coordinar citas y reuniones: Gestionar agendas, programar citas y enviar recordatorios tanto a clientes como al personal interno.
- Manejar correspondencia: Recibir, clasificar y distribuir correo, paquetes y documentos.
- Tramitar solicitudes: Recibir documentación y gestionar solicitudes de servicio, ya sea presencialmente, por teléfono o correo electrónico.
- Entrevistar a pacientes o clientes: En entornos médicos, recopilar información básica y datos de contacto para los registros.
- Proporcionar materiales informativos: Entregar formularios, folletos o carpetas de información según las necesidades del visitante.
- Mantener el área de recepción: Asegurar que el espacio se mantenga ordenado, profesional y acogedor en todo momento.