El secretario actúa como el eje central de la comunicación y organización en una empresa, facilitando el trabajo de directivos y equipos. Sus responsabilidades abarcan desde la gestión documental hasta la coordinación de actividades administrativas clave.
Estas son las principales funciones que desempeñarás en este cargo:
- Gestión documental: Verificar formatos, ortografía y gramática en correspondencia, actas e informes, utilizando equipos de procesamiento de textos y software especializado.
- Atención al cliente: Recibir y atender a clientes internos y externos según los protocolos establecidos, siendo la primera imagen de la organización.
- Administración de sistemas de información: Registrar datos en sistemas administrativos y contables utilizando diversos paquetes de software para proporcionar soporte a la gestión.
- Gestión de comunicaciones: Procesar correos electrónicos y correspondencia, clasificando y distribuyendo comunicaciones según procedimientos organizacionales.
- Elaboración de documentos: Preparar documentos administrativos siguiendo lineamientos y procedimientos técnicos establecidos.
- Implementación de procedimientos: Aplicar protocolos administrativos conforme a las políticas organizacionales.
- Coordinación de agenda: Programar y confirmar reuniones y actividades para directivos y equipos de trabajo.
- Gestión de recursos: Controlar y tramitar pedidos de suministros y materiales para la unidad administrativa.
- Seguimiento de personal: Efectuar registro y control de vacaciones y otros derechos del personal cuando se requiera.
- Apoyo administrativo general: Realizar tareas complementarias que contribuyan al funcionamiento eficiente de la unidad o departamento.