Ofertas de empleo Ayudante de archivo

Empresa aliada, se encuentra en búsqueda de personal técnico/a y/o tecnólogo/a en gestión documental, archivo, gestión empresarial, asistencia administrativa o áreas afines. Con experiencia de seis (6) meses como auxiliar de archivo.

Misión:

Apoyar la gestión documental de la organización mediante la organización, clasificación, custodia y control de los archivos físicos de los colaboradores, garantizando la integridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de la información, de acuerdo con los procedimientos internos y la normatividad vigente.

Funciones:

• Organizar, clasificar y archivar la documentación física de los colaboradores activos y retirados, garantizando su correcta ubicación, conservación y disponibilidad.

• Actualizar y mantener las carpetas de personal conforme a los procedimientos y lineamientos de gestión documental establecidos por la organización.

• Controlar y registrar el préstamo, consulta y devolución de documentos, asegurando la trazabilidad y el adecuado manejo de la información.

• Verificar la integridad, vigencia y completitud de los expedientes de los colaboradores, reportando oportunamente las novedades o documentos faltantes.

• Apoyar la organización y preparación de la documentación requerida para auditorías, inspecciones, revisiones internas y requerimientos de entidades externas.

• Mantener el orden, la conservación y las condiciones adecuadas del archivo físico, aplicando las políticas de gestión documental de la compañía.

• Registrar y reportar inconsistencias documentales, proponiendo acciones que contribuyan al mejoramiento del proceso de archivo.

• Garantizar la confidencialidad, seguridad y protección de los datos personales contenidos en la documentación bajo su custodia.

• Apoyar la digitalización, actualización y control de registros documentales cuando sea requerido por la organización.

• Cumplir con las políticas, procedimientos y lineamientos de gestión documental, así como las demás actividades inherentes al cargo asignadas por el jefe inmediato.

Conocimientos técnicos:

• Conocimientos en gestión documental, tablas de retención documental, organización de archivos físicos y digitales, herramientas ofimáticas y manejo de información confidencial.

Competencias laborales:

• Organización documental.

• Atención al detalle.

• Manejo básico de herramientas ofimáticas.

• Trabajo en equipo.

• Confidencialidad de la información.

• Planeación y orden.

Salario: $1.750.905 + prestaciones.

Horario: lunes a viernes 7:00 a.m. a 4:30 p.m.

Tipo de contrato: fijo.

Lugar de trabajo: La Estrella.