Ofertas de empleo Jefe de departamento de relaciones industriales

Nos encontramos en búsqueda de un(a) Asistente Administrativo(a) para el Departamento de Ingeniería Industrial, cuyo propósito será garantizar la ejecución eficiente, oportuna y sin errores de los procesos administrativos, logísticos y de soporte. Este rol actúa como aliado estratégico del Especialista de Gestión Administrativa y Financiera, aportando valor mediante la trazabilidad de activos, la contratación y compras, la anticipación de necesidades operativas, la gestión documental rigurosa y la atención de calidad a la comunidad académica (docentes, estudiantes, proveedores y unidades institucionales).

Responsabilidades principales

Gestión de activos fijos y licenciamiento

• Mantener actualizada la información e inventario de activos fijos (existencias, responsables, ubicaciones, dinámicas contables).

• Reportar novedades de activos (asignaciones, reintegros, salidas, siniestros) en el Sistema de Activos Fijos.

• Asignar y solicitar reintegro de equipos de cómputo y comunicación.

• Coordinar mantenimientos preventivos y correctivos de equipos.

• Informar sobre estado y vida útil de activos para planes de reposición.

• Realizar inventarios físicos periódicos.

• Gestionar instalación y actualización de software, licencias académicas y Adobe Creative Cloud.

• Elaborar y dar seguimiento al presupuesto anual de compras y renovaciones de software.

Compras y pagos a proveedores

• Consolidar solicitudes de compra en ERP.

• Cotizar, comparar y seleccionar propuestas de proveedores.

• Coordinar pedidos de papelería y cafetería.

• Revisar facturas, cuentas de cobro y remisiones.

• Gestionar creación y actualización de proveedores.

• Coordinar entregas y brindar información sobre procesos de facturación.

• Radicar facturas internacionales y contratos de egresos.

• Mantener actualizada la base de datos y archivo digital de compras y pagos.

• Administrar inventarios de insumos y mantener organizado el archivo físico y digital del Departamento.

Contratación laboral, civil y monitorías académicas

• Solicitar y organizar documentación para contratación de profesores planta, cátedra y asistentes graduados.

• Programar exámenes médicos de ingreso.

• Registrar candidatos en solicitudes de puesto.

• Realizar seguimiento a recepción y firma de contratos.

• Gestionar contratación civil de profesores invitados y personal externo.

• Elaborar convenios de monitoría académica en el Sistema SIMON.

• Solicitar firmas, radicar convenios y reportar novedades de pago.

• Conservar actualizadas las bases de datos y soportes de contratación.

Mantenimiento locativo y recursos tecnológicos

• Registrar solicitudes de mantenimiento en Fracttal.

• Coordinar visitas técnicas y verificar funcionamiento de equipos en laboratorios.

• Solicitar revisión de telefonía e internet.

• Administrar y asignar extensiones telefónicas.

Gestión de laboratorios y espacios del Departamento

• Reservar salas y auditorios.

• Gestionar compras de equipos y suministros para laboratorios.

• Administrar accesos por carné y listados de personal autorizado.

• Programar inventarios semestrales y jornadas de limpieza.

• Asignar oficinas a asistentes graduados.

Logística de reuniones, eventos y clases

• Reservar espacios físicos y coordinar servicios de alimentación.

• Gestionar transporte para salidas académicas y eventos.

• Suministrar recursos de papelería y elementos publicitarios.

• Registrar invitados externos en el sistema ATC.

• Solicitar préstamo de equipos audiovisuales.

Perfil requerido

• Técnico, tecnólogo o estudiante de pregrado en administración, ingeniería industrial o áreas afines.

• Experiencia mínima de 3 años en procesos administrativos en instituciones de educación superior (compras, facturación, activos fijos, contratación, gestión de inventarios y documentación).

• Conocimientos en Excel (buscarv, concatenar, cálculos básicos; deseables tablas dinámicas), Word y PowerPoint.

Información importante

• Contrato a término indefinido.

• Modalidad presencial.